La dématérialisation dans
les collectivités territoriales
Les collectivités territoriales, notamment les mairies, doivent gérer un volume très important de documents sur support papier ou numérique. La modernisation des services publics, le développement du télétravail et le PAC (Plan de Continuité d’activité) les obligent à mettre en place la dématérialisation documentaire et des solutions de GED (Gestion Electronique de Documents).
Quelles sont les problématiques
documentaires des collectivités territoriales ?
Les collectivités territoriales (communes, communautés de communes, communautés d’agglomération, départements, régions) doivent gérer de très nombreux documents :
Des courriers entrants et sortants, sur support papier ou numérique
Des documents administratifs officiels (décisions, PV de réunion, arrêtés municipaux, documents budgétaires, etc.)
Des documents RH (Ressources Humaines) (contrats de travail, bulletins de paie, etc.)
La problématique des collectivités locales est donc de gérer, classer, accéder, retrouver facilement, partager et archiver tous ces documents internes. Il est nécessaire aussi de dispatcher les courriers entrants dans les différents services.
Autre préoccupation : récupérer automatiquement les factures déposées par les fournisseurs sur Chorus Pro, le portail de gestion des factures dématérialisées mis en place pour tous les marchés publics.
Enfin, l’archivage électronique de l’ensemble des documents papier des collectivités territoriales devient nécessaire pour sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire.
Pourquoi mettre en place une solution de dématérialisation dans les collectivités territoriales ?
Eviter la perte des documents
qui circulent
Améliorer la gestion
et la recherche de documents
Pouvoir partager facilement les données entre les agents administratifs et les élus afin de limiter le recours à l’impression papier
Faciliter la prise de décision en donnant la possibilité d’avoir tous les documents à disposition immédiatement
Gagner du temps grâce à la recherche rapide
dans la solution de Ged
Quelles sont les fonctionnalités
de nos solutions de dématérialisation ?
Ingedis, distributeur et intégrateur de solutions de Ged, accompagne les collectivités territoriales dans leur projet de dématérialisation documentaire. C’est la solution Zeendoc qui est souvent déployée dans les collectivités publiques, car cette solution est simple, intuitive et facile à prendre en main.
La solution Zeendoc permet :
La centralisation de tous les documents entrants dans un classeur Courrier auquel ont accès l’agent en charge du courrier, le responsable technique et les élus.
Tous les courriers, papier ou numériques, peuvent y être déposés à tout moment via une numérisation, un transfert de mail ou une application mobile
La gestion des accès aux documents en fonction de droits
Un accès 100 % Web
Le partage des documents, ce qui évite les impressions
Un nombre d’utilisateurs illimité
Le suivi des factures fournisseurs à traiter par ordre de priorité dans un classeur Factures reçues via Chorus Pro
Un archivage des décisions et actes administratifs de la collectivité dans un classeur Actes. Les registres administratifs sont créés en un clic grâce à l’export Excel
Le suivi automatique des contrats de prestataires dans un classeur Contrats, avec des alertes envoyées par e-mail à chaque échéance de renouvellement ou pour une résiliation
Zeendoc permet aussi la dématérialisation des documents RH (Ressources Humaines) : notes de frais, bulletins de paie, contrats de travail, etc.
Quels sont les avantages de la dématérialisation dans les collectivités territoriales ?
Gain de
productivité
Transferts de documents volumineux
rapides et sécurisés
Télétravail facilité grâce au traitement des factures et d’autres dossiers qui peuvent maintenant se faire de n’importe où
Plan de continuité de l’activité plus performant en permettant aux personnes de télétravailler dans de meilleures conditions
Baisse de la consommation
de papier
Gain d’espace car les documents papier sont détruits une fois qu’ils ont été numérisés et archivés de manière sécure
Gain de
temps
Centralisation de tous les documents au même endroit en ligne, ce qui évite les déplacements d’agents
Pour aller plus loin…
En savoir plus sur notre accompagnement des collectivités territoriales dans leurs projets de dématérialisation
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