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Zeendoc, solution de GED intégrée par Ingedis

Zeendoc est une solution française de GED (Gestion Electronique de Documents) à impact carbone réduit, qui permet aux petites et moyennes entreprises, de dématérialiser, classer, retrouver facilement et archiver légalement tous types de documents.

Qu’est-ce que Zeendoc ?

Zeendoc est une solution SaaS de gestion documentaire, éditée par Sages informatique, éditeur de logiciel français. Zeendoc permet de gérer, classer et archiver au sein d’une base unique l’ensemble des documents électroniques de son entreprise, que ce soit des documents comptables (factures clients, factures fournisseurs), des documents de ressources humaines (bulletins de salaire, contrats de travail, notes de frais, etc.), des documents de gestion, le courrier entrant, etc.

C’est une solution facile à utiliser, ergonomique, qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de gestion documentaire dans les entreprises.

A quels enjeux répond la solution de GED Zeendoc ?

La solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Zeendoc répond à divers enjeux, de plus en plus prégnants dans les organisations, qu’elles soient privées ou publiques :

Gain de temps pour classer et retrouver un document
Réduction des coûts
Réactivité : réduction des délais de traitements des documents
Réduction des déplacements entre bureaux
Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement, de stockage, etc.
Efficacité au travail : suppression des tâches manuelles chronophages
Mobilité et travail à distance
Limitation des pertes de documents
Sécurité et confidentialité de certains documents
Conformité aux normes sectorielles et aux règlementations
Apport de preuves : une entreprise doit pouvoir prouver l’authenticité d’un document en cas de litige devant un tribunal
Partage de documents
Collaboration sur un même document
Archivage pérenne de long terme
Réduction de son empreinte carbone

Pourquoi choisir la solution de GED Zeendoc ?

Les avantages à utiliser la solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Zeendoc sont nombreux :

Solution 100 % française

Le logiciel a été conçu et développé en Corse, en France. Il est également hébergé en France, sur deux sites distants.

Solution 100 % sécurisée

Contrôle d’intégrité

Le contrôle d’intégrité se fait grâce à une empreinte numérique du document calculée lors du dépôt et enregistrée sur un support différent.

Confidentialité des données

La confidentialité des données est obtenue grâce au cryptage des données stockées en AES (ISO/IEC 18033-3), reconnu par la CNIL comme un algorithme sûr : les documents stockés sont chiffrés avec une clé spécifique à chaque client, elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur.

Transfert de données sous canal sécurisé SSL

Les mêmes protocoles de sécurité que ceux appliqués dans les banques pour accéder à la gestion de ses comptes ont été mis en place.

Sécurité des informations

Des sauvegardes redondantes sont réalisées en temps réel dans deux data-centers à haute disponibilité et distants en France.

Simplicité d’utilisation

Tout le monde s’accorde à dire que Zeendoc est une solution très ergonomique et simple d’utilisation.

Disponibilité des informations

Zeendoc offre un temps de disponibilité record de 99,99 %.

Personnalisation de la solution

Zeendoc est une solution clé en main, qui tient tout de même compte des spécificités de chaque métier.

Une GED bas carbone

Zeendoc est hébergé sur des data-centers fonctionnant à l’énergie propre et renouvelable (principalement en énergie éolienne) à 100 %.

Quelles sont les fonctionnalités de Zeendoc ?

Zeendoc propose les fonctionnalités suivantes :

Dépôt automatique des documents numérisés dans Zeendoc

Zeendoc est compatible avec l’ensemble des scanners et imprimantes multifonctions, ce qui permet de numériser et déposer dans Zeendoc n’importe quel document de n’importe quel format (ticket CB, A4, A3, A0, etc.).

Zeendoc gère la suppression des pages blanches et le redressement des documents. Il est possible de numériser par lots et de bénéficier de plusieurs solutions de découpage : par séparateur, par tampon, par code-barres, par RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) ou encore par apposition d’une marque de couleur (brevetée).

Classement documentaire automatique

Zeendoc analyse et classe les documents de manière automatisée, grâce à sa technologie de reconnaissance, en fonction de votre plan de classement.

Recherche de documents

La recherche de documents peut se faire par la combinaison de plusieurs critères :

Recherche par un mot contenu dans le document

Recherche par type de document

Recherche par caractéristique du document (nom du fichier, nom de la personne qui a déposé le document, et.)

Accès aux documents

Zeendoc donne accès au bon contenu, aux bons utilisateurs et au bon moment. Une fois la recherche validée, les documents électroniques correspondants aux critères indiqués s’affichent soit sous forme de tableau, soit sous forme de vignettes.

Un mode de classement unique

Finies les longues recherches dans des dossiers et sous-dossiers lorsque vous ne vous souvenez plus de l’emplacement d’un document. La recherche se fait selon vos propres critères : un mot présent dans le contenu, le type de document (facture, etc.), la caractéristique (nom du fichier, date d’archivage, etc.)

Traçabilité des documents

Les documents peuvent être traçés grâce à l’horodatage, le journal système, le journal documentaire et un historique par document.
De nombreuses métadonnées sont appliquées à chaque document, afin d’en assurer la traçabilité.

Partage et collaboration

Le partage de documents électroniques aux collaborateurs est facilité. Les documents se transmettent simplement, peuvent être annotés et modifiés par les collaborateurs autorisés seulement.

Gestion des droits utilisateurs

Les administrateurs de la solution gèrent les accès et les droits des utilisateurs par type de document.

Export comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les informations pertinentes de vos factures électroniques vers le logiciel comptable de l’entreprise. Une imputation comptable est établie selon vos critères. Finie la double saisie ! Zeendoc s’interconnecte avec de nombreux logiciels comptables : Sage, EBP, Cegid, Quadratus, Ciel, etc.

Signature électronique

Le destinataire d’un document, un contrat par exemple, peut le signer de manière électronique. Cette signature électronique a la même valeur légale que la signature manuscrite. Elle garantit l’intégrité d’un document et permet aussi d’en identifier l’auteur.

Archivage à valeur probante

Zeendoc fait appel à son partenaire Arkhineo afin d’assurer un archivage sécurisé et à valeur probante, pouvant faire office de preuve en cas de litige.
Zeendoc utilise le format PDF/A, pérenne et normé. Le contrôle d’intégrité se fait avant et après dépôt. Lorsque les utilisateurs consultent un document archivé, ils accèdent à une copie. Ainsi l’original n’est pas impacté.

Contrôle d’intégrité régulier lors de l’archivage

L’empreinte de chaque document est recalculée régulièrement et comparée à celle qui avait été formée lors du dépôt. En cas d’empreinte différente, les administrateurs système sont alertés afin de pouvoir traiter l’erreur et éventuellement récupérer le fichier intègre depuis une sauvegarde.

Hébergement cloud

L’hébergement cloud est réalisée par la société Iguane solutions, un hébergeur disposant de datacenters uniquement en France, fonctionnant à l’énergie verte et multi-certifiés (8 certifications pour le data center principal : ISO 27001 / PCI DSS / HDA / OHSAS 18001 / ISO 9001:2015 / ISO 22301 / ISO 14001:2015 / ISO 50001).

Application mobile

L’application mobile GED Zeendoc, 100 % française, vous permet d’accéder à vos informations numériques stockées en un lieu unique en ligne et accessible sur smartphone, tablette ou ordinateur. Les données sont stockées en France.

Zeendoc pour quels types de documents ?

La solution de dématérialisation Zeendoc est adaptée à tous les secteurs d’activité, sauf ceux travaillant avec des formats de documents très spécifiques, comme les cabinets d’architecte.

Dématérialisation des bulletins de salaire

La solution de dématérialisation des bulletins de salaire que propose Zeendoc et intégrée par Ingedis, est une solution conforme à la loi El Khomri : archivage pendant 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique avec signature électronique et horodatage. La solution de coffre-fort électronique personnel est mis en place en partenariat avec Primobox et Arkhineo.

Dématérialisation du dossier RH

Au-delà de l’accès facilité aux documents RH électroniques, la dématérialisation des RH permet également d’automatiser certains processus, comme les demandes de congés, de formations, les remboursements de notes de frais, etc. tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

Dématérialisation du dossier client

La solution de GED Zeendoc va vous permettre de réduire considérablement le temps imparti à la gestion du dossier client : signature électronique des contrats clients, capture d’éléments complémentaires, circuit de validation des documents, classement automatique des documents clients, traitement des factures clients, contrôle des paiements, etc.
Zeendoc se charge de rapprocher et de créer un lien entre les éléments qui constituent un même dossier client (bon de commande, BL, etc.). Vos commerciaux ou votre service d’administration des ventes ont accès à la même information.

Dématérialisation des factures clients

La dématérialisation des factures clients dans Zeendoc vous permet de :

Réduire très fortement le temps et l’effort de saisie

Limiter les risques d’erreurs

Classer directement la facture dans le bon dossier

Faciliter le traitement et la recherche

Lier les factures avec les documents justificatifs

Tenir votre comptabilité à jour

Réaliser des gains de productivité

De plus, vous pouvez déposer automatiquement vos factures clients publics sur la plateforme Chorus pro. Pour rappel, Chorus pro est la plateforme où tous les fournisseurs de l’Etat et des collectivités territoriales peuvent déposer leurs factures pour être payés.

Dématérialisation des factures fourniseurs

Les factures fournisseurs ne sont pas toutes reçues par mail ou par courrier. Certaines sont uniquement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs. Vous avez la posibilité d’automatiser la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc.
C’est le format Factur-X, le nouveau standard franco-allemand de facturation électronique, qui est utilisé.

Dématérialisation des factures pour Chorus pro

Les factures pour le secteur public (collectivités territoriales, Etat, etc.) sont envoyées directement de Zeendoc sur la plateforme Chorus Pro. Vous pouvez ensuite suivre le traitement et le paiement de votre facture depuis Zeendoc sans avoir à vous connecter au portail Chorus Pro. Ses factures sont ensuite archivées légalement dans Zeendoc.

Dématérialisation des notes de frais

La dématérialisation des notes de frais est facilitée par l’application mobile Zeendoc qui permet aux salariés de photographier leurs justificatifs de paiement avec leur téléphone et de les envoyer directement dans la GED. Zeendoc reconnait automatiquement les données comptables (date, montants, prestataire, etc.) et génère les écritures comptables. Cela simplifie la validation et le contrôle des notes de frais.

ZEENDOC – ZEENDOC – ZEENDOC

Zeendoc pour quels métiers ?

Santé

La gestion des documents et des archives du milieu médical est réglementée. Tout HDS (Hébergeur de Données de Santé) doit obtenir une certification d’un organisme accrédité par le comité français d’accréditation (COFRAC) ou tout organisme équivalent au niveau européen.
Zeendoc a obtenu la double certification en 2019 : ISO 27001 et HDS, délivrées par l’AFNOR. L’hébergement HDS de Zeendoc est réalisé avec son partenaire AZ Network.

Collectivités territoriales

Outre la gestion des documents de ressources humaines ou la gestion des contrats fournisseurs, la gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne fastidieuse et chronophage dans les collectivités. Elle peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d’une collectivité.
La solution de Geide Zeendoc permet la numérisation des courriers, et leur classement automatique, la distribution et notification auprès des différents services, la recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents, le suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses, l’envoi par email ou postal, la possibilité de lier un courrier avec la réponse.

Transport et logistique

La solution de gestion documentaire Zeendoc permet au secteur du transport et de la logistique de simplifier le suivi de ses livraisons et les processus de facturation en minimisant les interventions manuelles et en réduisant les temps de recherche des documents archivés.
Elle permet notamment la gestion des plannings des colaborateurs et les circuits de validation, une facilité d’accès aux documents (bons de livraison, déclaration en douane, certificat d’origine, etc.), un contrôle de complétude sur les documents liés aux véhicules (cartes grises, contrôles techniques, etc.), la génération de formulaire en ligne pour la saisie des demandes de transport et la génération des feuilles de route, un archivage des lettres de voiture liées aux obligations de transport, des bordereaux récapitulatifs de chargement, des feuilles d’expédition, des lettre de transport, etc.

Bâtiment et Travaux Publics (BTP)

Le logiciel de GED Zeendoc permet au secteur de la construction de :

Créer un plan de classement pour chaque chantier (étude technique, planning, documents administratifs, marché public, etc.)

Partager, valider et/ou diffuser tout type de document d’un dossier de chantier, afin de faciliter la collaboration entre les entreprises et les différents intervenants externes

Accéder à distance à tous les documents relatifs à un chantier

Dématérialiser les échanges entre la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage et les sous-traitants pour plus de réactivité et de fiabilité

Administrer les ressources humaines internes ou externes, temporaires, arrêts, accidents, etc.

Archiver dans une base unique tous les documents avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier.

Dématérialiser les documents de ressources humaines (contrat signé électroniquement, bulletin de salaire dématérialisé, etc.).

Professions réglementées (avocats, experts-comptables, greffiers, notaires)

Les professions réglementées font l’objet d’une règlementation particulière. Elles gèrent un nombre important de documents dont la sécurité, la traçabilité et le contrôle sont des éléments primordiaux.
Zeendoc permet la dématérialisation et l’archivage des documents des professions réglementées en toute sécurité et simplifie le quotidien des structures comprenant les avocats, les experts-les comptables, les greffiers et les notaires.

Secteur immobilier

La loi Elan a fixé par voie de Décret (n° 2019-502 du 23 mai 2019) la liste des documents dématérialisés accessibles depuis un espace sécurisé en ligne. Cette liste est applicable depuis le 1er juillet 2020 : carnet d’entretien, diagnostics techniques, extraits du règlement de copropriété, contrats d’assurance, contrats de syndic, contrats d’entretien, PV des assemblées générales, et par copropriétaire : compte individuel, budgets prévisionnels et charges courantes… relevé des charges…

Industrie

L’outil de GED Zeendoc permet à l’industrie d’archiver dans un référentiel centralisé tous ses documents (plan, ordre de fabrication, fiche de suivi qualité, fiche d’incident qualité, cahier des charges, preuves de conformité …) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adéquat, d’archiver en respectant la durée légale de conservation des documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle), aux preuves de conformité, aux transports de marchandises avec la possibilité d’inclure une alerte.

Commerce et distribution

Le secteur de la distribution gère une grande quantité de documents à analyser pour une bonne gestion des stocks, des produits, des rayons, des relations clients et fournisseurs, des collaborateurs, etc.
La solution Zeendoc accompagne le secteur du commerce et de la distribution selon plusieurs axes :

Gain de productivité dans la gestion des points de vente

Dématérialisation des achats de marchandises

Simplification de la gestion des ressources humaines

Zeendoc en chiffres

Zeendoc en chiffres

0 millions

de pages déposées

0 utilisateurs

en France et en Europe

0 %

de taux de satisfaction

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des utilisateurs recommandent la solution Zeendoc

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des utilisateurs estiment gagner du temps

0 %

estiment gagner de l’argent

Ils ont choisi Zeendoc et Ingedis

Les labels Zeendoc obtenus par Ingedis

L’entreprise Ingedis est certifiée Platinium Zeendoc (la plus haute certification), ce qui signifie que tous nos techniciens ont suivi une formation technique complète.