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La dématérialisation des factures fournisseurs

Ingedis, distributeur et intégrateur de solutions de GED (Gestion Electronique de Documents), vous propose les meilleures solutions pour gérer et maîtriser la dématérialisation de vos factures fournisseurs, de façon personnalisée.

Pourquoi mettre en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Toutes les entreprises doivent accepter les factures au format électronique. C’est une obligation légale.

Ensuite parce que la gestion des factures fournisseurs est chronophage et coûte cher. 51 % des organisations déclarent gérer plus de 200 factures fournisseurs par an. Le coût de gestion manuelle d’une facture fournisseur est estimé à 14 €.

La dématérialisation des factures fournisseurs vous permet donc de gagner du temps et de le consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ingedis, expert en Ged sur le Grand-Ouest de la France, intègre des solutions de Ged qui gèrent les principales phases de dématérialisation des factures fournisseurs et d’automatisation du processus d’achat et de paiement en P2P.

Le P2P (Purchase to Pay ou Procure to Pay) désigne le flux d’activité d’une entreprise qui s’étend de l’achat auprès des fournisseurs jusqu’au paiement de la facture associée.

Quelles sont les fonctionnalités de nos solutions de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Capture des données des factures fournisseurs

Les factures de vos fournisseurs vous parviennent par courrier postal au format papier (jusqu’en 2025), par e-mail ou via les espaces clients sur les sites web de vos fournisseurs. Vous pouvez automatiser la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc. Si vous recevez vos factures au format Factur-X (norme de facturation électronique), les informations présentes dans le fichier XML seront directement récupérées.

Sauvegarde et sécurité de vos documents

Au dépôt dans le logiciel, chaque facture est horodatée et cryptée afin de garantir son authenticité et son intégrité. Elle est sauvegardée au format PDF/A (format d’archivage électronique). Ainsi même si un utilisateur modifie la copie du document, l’original non modifiable est archivé au sein de Zeendoc.

Lecture et classement automatique

Les données pertinentes (nom du fournisseur, référence fournisseur, dates, montants, etc.) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés en amont.

Circuit de validation

Vous pouvez définir un circuit de validation des factures fournisseurs par les personnes concernées, créer des alertes de relance et de paiement. Mais aussi gérer les droits d’accès et le rôle de chaque collaborateur (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.). Vous pouvez consulter l’historique complet des actions effectuées sur la facture.

Export des écritures comptables vers votre logiciel comptable

Finie la double saisie ! Une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable, puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.

Avant l’import du fichier, la solution propose automatiquement de :

  • Marquer les documents pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures
  • Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit
  • En cas d’erreur détectée, accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable

Constitution de dossiers constituant la Piste d’Audit Fiable (PAF)

Nos solutions de GED permettent de lier automatiquement tous les documents constitutant la Piste d’Audit Fiable (Bon de commande, bon de livraison, factures fournisseurs) afin de les archiver et de pouvoir les retrouver en un clic, au même endroit, en cas de contrôle fiscal. Les solutions GED que nous intégrons sont compatibles avec 98 % des logiciels comptables présents sur le marché (Sage, Ciel, EBP, Cegid, Quadratus, etc.).

Quels sont les avantages
de la dématérialisation
des factures fournisseurs ?

Il existe de nombreux avantages à utiliser une solution de Ged, pour la gestion de ses factures fournisseurs. Voici quelques-uns des nombreux bénéfices :

Réduction des coûts (diminution des espaces de stockage, de papier, etc.)

Sécurisation (réduction des erreurs de saisie, suivi de transmission transparent)

Gain de temps (réduction du temps de traitement, validation et paiement automatisés des factures)

Simplification des process (dossier fournisseur regroupant l’ensemble des informations, circuit de validation, traçabilité des opérations, alertes sur les échéances de paiement)

Des échanges à distance facilités (télétravail, déplacements, etc.)

Une image plus moderne auprès de vos fournisseurs et de vos comptables

Une trésorerie plus fluide (accès quotidien à vos données beaucoup plus rapide et tenue de compte)

Un archivage facilité
dans le cloud

Une diminution de l’empreinte carbone (suppression du papier et du transport)

Ingedis vous propose des solutions de dématérialisation de vos factures fournisseurs simples, ergonomiques et françaises.

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