La dématérialisation
des documents de ressources humaines
Ingedis, intégrateur de solutions de Ged, vous accompagne dans la mise en place de vos projets de dématérialisation pour les ressources humaines, en analysant vos besoins spécifiques et en choisissant avec vous la solution la mieux adaptée à vos besoins.
Pourquoi dématérialiser
la fonction ressources humaines ?
Les DRH (Directions des Ressources Humaines) gèrent les dossiers des salariés avec de nombreux documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, notes de frais, mutuelle santé, entretiens professionnels, CV, etc.).
La dématérialisation de la GRH (Gestion des Ressources Humaines) permet de :
Classer simplement et retrouver instantanément tous les documents RH
Automatiser
les processus RH
Dématérialiser les bulletins de paie (édition, envoi et archivage de manière sécurisée)
Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH
Gérer et pouvoir retrouver un justificatif de note de frais en cas de contrôle fiscal
Simplifier la relation avec les collaborateurs
Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier
Créer une
CVthèque
Quelles sont les fonctionnalités
de nos solutions de dématérialisation des documents de ressources humaines ?
Les solutions de dématérialisation RH que nous mettons en place (Zeendoc, DcoWare, etc.) disposent des fonctionnalités suivantes :
Reconnaissance automatique des données des documents et classement automatique
Envoi automatisé des fiches de paie dans un coffre-fort numérique personnel grâce à un connecteur
Formulaire et circuit de validation des demandes de congés et des formations
Traçabilité grâce à un historique des accès et des actions réalisées sur les documents de ressources humaines
Moteur de recherche
multicritères
Signature électronique des contrats de travail, etc.
Automatisation du contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude)
Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents de ressources humaines dans un espace unique
Quels sont les avantages de la dématérialisation
des ressources humaines ?
La dématérialisation des documents RH présente de nombreux avantages :
Réduction des coûts (papier, impression, affranchissement, stockage, etc.)
Réduction des délais
de traitement
Gains de temps et de productivité grâce au classement des documents et à l’automatisation des processus de travail
Conformité avec la réglementation
Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié (en activité ou retraité)
Image de modernité auprès des équipes
Création d’une alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts, etc.
Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés
Accès 7 j/7 et 24 h/24 de n’importe où, pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile
Accès des salariés à leurs bulletins de salaire dématérialisés dans un coffre-fort numérique personnel pendant 50 ans ou jusqu’à leur 75 ans révolus
Facilitation du télétravail et travail à distance
Diminution de l’empreinte carbone
Pour aller plus loin…
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de dématérialisation RH