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Comment passer au bulletin de paie dématérialisé facilement ?

Dématérialisation des bulletins de salaire
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Dématérialiser ses bulletins de paie a été grandement facilité d’un point de vue juridique et technique. Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé conforme à la loi ? Le bulletin de salaire électronique est-il obligatoire ? Comment dématérialiser facilement ses bulletins de salaire ? Ingedis répond à vos questions.

Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire dans les entreprises ?

Définition du bulletin de paie dématérialisé

Le bulletin de paie dématérialisé est un bulletin de salaire électronique qui doit respecter certaines règles définies par la loi Travail El Khomri du 8 août 2016. Attention, il ne s’agit pas d’un simple PDF envoyé par email. Ce dernier n’a aucune valeur juridique.

Le bulletin de paie dématérialisé doit être conforme à la loi Travail du 8 août 2016

Selon le décret d’application n° 2016-1762 entré en vigueur le 1er janvier 2017, pour engager une démarche de dématérialisation des bulletins de salaire, l’employeur doit respecter certaines conditions :

  • Informer ses salariés du projet de dématérialisation des bulletins de salaire, au minimum 1 mois avant. Les salariés peuvent refuser le bulletin de salaire électronique et continuer à le recevoir en papier.
  • Accepter le refus du salarié, y compris après la mise en place du projet. En cas de changement d’avis du salarié, l’entreprise doit lui envoyer sa fiche de paie au format papier sous 3 mois maximum.
  • Emettre les bulletins de salaire dans un format lisible et pérenne (format PDF), les signer électroniquement afin d’en garantir l’intégrité et les conserver pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

La dématérialisation des bulletins de salaire est facilitée depuis 2017, mais n’est pas obligatoire

Les entreprises n’ont absolument aucune obligation à dématérialiser les bulletins de salaire.

Historiquement, le bulletin de paye dématérialisé a la même valeur légale que le bulletin de paye au format papier, depuis le 13 mai 2009. Les entreprises peuvent donc émettre des bulletins de salaire électroniques depuis cette date, mais avant la loi El Khomri, elles devaient obtenir l’accord des salariés.

La loi Travail de 2016 a facilité la dématérialisation des bulletins de salaire dans la mesure où l’entreprise n’a plus besoin de demander son accord au salarié. Il doit uniquement l’en informer.

Comment dématérialiser ses bulletins de paie ?

La signature électronique doit garantir l’intégrité du bulletin de salaire dématérialisé

Conformément à l’article L3243-2 du code du Travail, les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique sont préalablement signés électroniquement grâce à un certificat électronique afin d’en garantir l’intégrité.

Avec la solution Zeendoc, distribuée par Ingedis, c’est au moment du versement du bulletin de salaire électronique dans le coffre-fort électronique que le bulletin de paie est signé avec la solution Primobox.

Le coffre-fort permet l’archivage pendant 50 ans du bulletin de paie électronique

En utilisant Zeendoc, les bulletins de salaire sont donc versés dans un coffre-fort électronique géré par Arkhineo. Ce qui permet d’assurer un archivage à valeur probante, sécurisé, confidentiel et de long terme des documents. En effet, le SAE (Système d’Archivage Electronique) Arkhineo est conforme à la norme NFZ42-013, qui est la norme de référence pour les SAE.

Ce coffre-fort, interconnecté à la solution Zeendoc, est personnel, sécurisé et accessible 24h/24, 7j/7 pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.

Lorsque l’entreprise dépose le bulletin de salaire dans l’espace dédié de Zeendoc, elle envoie un e-mail au salarié qui peut ensuite accéder à son espace sécurisé en ligne, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Dans le cas où l’entreprise fermerait (ou bien le prestataire du coffre-fort électronique), le salarié doit être informé au moins 3 mois avant la fermeture de l’entreprise afin de pouvoir récupérer ses bulletins de salaire.

En savoir plus sur la dématérialisation des documents de RH (Ressources Humaines) :

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