Lorsqu’on parle de GED (Gestion Électronique des Documents), Lucas Lambert, expert en dématérialisation documentaire chez Ingedis, n’est jamais bien loin. Parce qu’il a vécu de l’intérieur la transformation numérique de plusieurs grands groupes mais aussi de nombreuses TPE et PME, nous avons souhaité le questionner sur les besoins numériques émergents des entreprises.
Pourriez-vous nous expliquer le métier d’Ingedis ?
Lucas Lambert : notre rôle consiste à assurer la relation avant-vente et projet avec les clients d’Ingedis sur tous les sujets touchants à la dématérialisation.
Concrètement, nos équipes techniques et commerciales qualifient le besoin, les problématiques et les réponses que peuvent apporter les solutions distribuées par Ingedis aux clients.
Nous formalisons les cahiers des charges, les spécifications fonctionnelles et techniques. Nous élaborons le plan de déploiement et supervisons les phases de mise en œuvre et de recettes fonctionnelles.
Enfin, Ingedis pilote la conduite du changement chez les clients.
La transformation numérique touche désormais toutes les entreprises. Quelle est votre vision de cet essor technologique ?
LL : les organisations, quels que soient leur secteur et leur taille, sont de plus en plus nombreuses à s’orienter vers des solutions en mode SaaS. Le SaaS (Software As A Service, en français : logiciel en tant que service) est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels au travers du cloud ou informatique dans les nuages.
Ce dispositif a beaucoup évolué ces derniers temps et offre de nombreux avantages :
- Les systèmes de licence en mode acquisition évoluent désormais vers de l’abonnement.
- L’accès à la solution se fait simplement depuis un navigateur web ou via une app, que ce soit depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cela offre à l’entreprise la simplification du déploiement, ainsi qu’une ouverture au nomadisme.
- La maintenance ainsi que la sauvegarde du système et des données sont gérées en totalité par l’éditeur. Un élément majeur et sensible à la décharge du client.
- L’interfaçage avec les autres outils informatiques des clients.
L’arrivée de la fibre sur tout le territoire va accentuer considérablement la croissance de ce modèle.
Les experts parlent beaucoup de workflow et de GED. Pourriez-vous nous expliquer la différence entre ces deux notions ?
LL : le workflow est un flux de travail automatisé, une succession d’étapes de traitements. Par exemple :
- Les différentes étapes de validation d’une facture gérées par plusieurs intervenants au sein d’une entreprise.
- La création d’un dossier comportant différents éléments et nécessitant différents contrôles et/ou validations d’un (ou de plusieurs) collaborateur(s).
Cela permet d’améliorer la qualité du travail et de réduire le temps de traitement des processus.
La GED, quant à elle, est un dispositif permettant de dématérialiser les documents de l’entreprise et/ou de gérer des documents déjà au format numérique. Les solutions de GED permettent de :
- Classer les documents
- Retrouver simplement les documents
- Diffuser facilement les documents
- Mettre en place des circuits de validation autour des documents
- Gérer les contrôles d’accès aux documents
Vous souhaitez discuter dématérialisation et workflow avec un conseiller Ingedis ? Vous aimeriez bénéficier d’une démo de nos solutions de GED ?
