Votre entreprise est en pleine transformation numérique. Vous êtes en train de dématérialiser les factures, les bulletins de paie, les contrats, etc. Mais êtes-vous sûr que vos documents numériques ont la même valeur juridique que leurs équivalents papier ? En d’autres termes, votre solution d’archivage électronique a-t-elle bien une valeur probante devant les tribunaux ?
En quoi consiste l’archivage à valeur probante ?
Définition de la valeur probante
La valeur probante, ou force probatoire, est une notion juridique classique. On dit qu’un document est « probant » lorsqu’il peut constituer une preuve légale, présentable ou opposable en cas de procédure devant un tribunal.
Cette notion est devenue centrale dans le cadre de la transformation numérique des entreprises et de la dématérialisation documentaire. Le passage des documents papier aux documents numériques a posé de nouvelles questions juridiques. En effet, il est plus facile de modifier, voire de falsifier, un document numérique comme un pdf classique, qu’un document papier. Alors, comment faire pour certifier qu’un document électronique n’est pas un faux ou que sa numérisation est bien conforme au document papier originel ?
Concrètement, la valeur probante d’une facture électronique ou d’un bulletin de paie dématérialisé signifie que ces documents numériques ont la même force juridique que leurs équivalents en papier.
Définition de l’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante désigne toutes les mesures techniques et organisationnelles qui sont prises pour enregistrer, stocker et restituer des documents électroniques ou des données numériques (data), tout en assurant leur bonne conservation et leur intégrité tout au long de leur cycle de vie.
La notion de cycle de vie est importante, car il faut garantir la pérennité du document, à toutes les étapes de son existence. Une fois émis, il doit être impossible de le modifier tout au long de sa durée de conservation légale. Cette durée est, par exemple, de10 ans pour les documents comptables (à partir de la clôture de l’exercice) ou de 6 ans pour les documents fiscaux.
Si l’entreprise a mis en place un archivage à valeur probante, elle pourra garantir la valeur juridique de ses documents numériques en cas de procédure judiciaire, de contrôle par une administration publique (contrôle fiscal, contrôle social, etc.) ou d’audit comptable. Elle doit donc s’assurer que les documents enregistrés dans son système d’archivage électronique ont bien toujours une valeur légale pour constituer des preuves.
Quels sont les critères de l’archivage à valeur probante ?
Pour être « à valeur probante », l’archivage doit respecter trois grandes règles : l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents qui sont archivés.
L’authenticité du document
L’authenticité du document consiste à pouvoir justifier son auteur et sa date de création dans le système d’archivage. Autrement dit, il s’agit de savoir d’où vient le document et quand il a été archivé. Cette authenticité est obtenue par :
- l’horodatage (date et heure de l’archivage) ;
- le scellement du document (certificat électronique de type cachet serveur) ;
- l’empreinte électronique de l’auteur(identifiant d’utilisateur, adresse IP, etc.), la signature électronique n’étant pas obligatoire.
L’intégrité du document
L’intégrité du document consiste à garantir que ce dernier n’a pas été modifié ou altéré depuis sa création et son entrée dans le système d’information. Le document archivé ne doit pas pouvoir être modifié pour conserver son caractère probatoire.
Pour cela, l’archivage doit :
- stocker des données figées, scellées ou signées électroniquement ;
- utiliser un stockage dédié avec des technologies non réinscriptibles (grâce au chaînage) ;
- assurer la confidentialité grâce à une gestion des accès avec authentification forte ;
- effectuer la traçabilité de toutes les actions réalisées sur le document afin de déterminer une piste d’audit fiable.
L’intelligibilité des documents
L’intelligibilité consiste à garantir la lisibilité du document sur le long terme. La solution d’archivage doit utiliser des formats de fichiers standards, facilement lisibles par tous les utilisateurs, comme le PDF/A pour les documents ou le TIFF (Tagged Image File Format) pour les images.
Ainsi les fichiers Word au format DOC, qui nécessitent d’avoir un logiciel propriétaire pour les ouvrir, devront être convertis en PDF avec apposition d’une signature électronique après conversion.
Comment mettre en place un archivage légal ?
Pour mettre en place un logiciel d’archivage à valeur probante, il faut bien définir la solution technique dont on a besoin. Pour cela, il convient de bien distinguer l’archivage électronique de l’archivage légal.
Un logiciel de GED n’est pas suffisant
Un simple outil de stockage sur un serveur partagé, comme Google Drive ou Microsoft OneDrive, ne suffit pas. Certes, cette solution d’archivage permet de stocker des factures électroniques ou des contrats numérisés, mais elle n’a aucune valeur probante. Elle ne convient pas pour un archivage légal.
Un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) classique ne permet pas non plus un archivage à force probatoire. En effet, cette solution est avant tout conçue pour dématérialiser des documents et organiser leur classement afin de pouvoir les retrouver et les utiliser plus facilement.
Mais les fichiers peuvent être dupliqués, modifiés ou supprimés en permanence par n’importe quel utilisateur qui a des droits d’accès suffisants. On peut y déposer des fichiers Word. Un même document peut coexister en plusieurs versions à plusieurs endroits. Les documents ne sont pas horodatés, ni scellés, ni signés électroniquement.
Les fichiers ne sont pas conservés sur une longue durée. Même si un système de sauvegarde automatique est mis en place pour pouvoir restaurer les fichiers en cas d’incident informatique, c’est généralement sur une durée courte.
Autrement dit, une GED classique ne respecte pas les 3 critères d’authenticité, d’intégrité et d’intelligibilité des documents numériques.
Il faut un système d’archivage électronique
Pour que l’archivage ait une valeur probante, il faut mettre en place un SAE (Système d’Archivage Electronique) qui regroupe et référence les flux documentaires dans un même logiciel. Ce SAE doit être conforme à la norme NF Z42-013 (ISO 14641-1) pour garantir une force probante aux documents archivés.
Le SAE doit être compatible avec les autres solutions de GED (Gestion Electronique Documentaire) installées dans l’entreprise. Il faut veiller à l’interopérabilité entre les différentes solutions logicielles.
C’est le cas de la solution Zeendoc, choisie par Ingedis. Le logiciel Zeendoc propose en effet une solution d’archivage à valeur probante directement intégrée dans sa solution de GED.
Quel est le cadre juridique de l’archivage légal ?
L’archivage à valeur probante est cadré par plusieurs textes juridiques adoptés en France depuis 2016.
L’article 1366 du Code civil, qui fait suite à l’ordonnance n° 2016-1231 du 10 février 2016, pose le premier cadre. Il précise que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 dispose notamment qu’une copie est présumée fiable quand elle résulte, « en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé » prévu par le présent décret.
La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information établit la valeur probante de la signature électronique.
L’arrêté du 22 mars 2017 autorise l’archivage numérique et fixe « les modalités de numérisation des factures papier. »
L’article 88 de la loi n° 2015-1789 de finances pour 2016 fixe les critères de conformité des logiciels comptables, de gestion et de caisse au regard des obligations fiscales des entreprises.
En savoir plus sur la réglementation de la dématérialisation :