Réaliser un plan de classement documentaire est essentiel, que ce soit en archivage ou en GED (Gestion Electronique de Documents). Que revêt cette notion de plan de classement ? Comment classer efficacement les documents de son entreprise ? Ingedis vous livre 7 règles à respecter pour mettre en place un plan de classement efficace.
Qu’est-ce qu’un plan de classement ?
Définition du plan de classement
Une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) a pour objectif de classifier, organiser et ordonner tous les documents de votre entreprise. Elle n’est pas là uniquement pour stocker en vrac des documents !
Une bonne organisation des documents demande de créer en amont un plan de classement documentaire logique. Cette étape consiste à ordonner la documentation selon une structure choisie par l’organisation et de manière hiérarchique : structure par métiers, structure par thèmes, etc.
Le plan de classement facilite la gestion et la recherche des documents. offre une vision globale des archives de l’entreprise et permet de retrouver plus facilement un document. Il est un complément au moteur de recherche.
Moteur de recherche et plan de classement sont complémentaires
La plupart des gens utilisent le moteur de recherche intégré à la solution de GED pour trouver le document qu’ils recherchent. Mais cela ne fonctionne pas à tous les coups ! Il suffit que le fichier ait été mal nommé, mal orthographié et on ne le retrouve pas.
Il est donc important d’avoir une seconde méthode pour retrouver un document. Le plan de classement représente cette alternative.
Les 7 règles pour réussir son plan de classement
1. Le plan de classement doit être thématique
Selon la norme ISO 15489 sur le Records management, un plan de classement réussi est articulé autour des différents métiers d’une entreprise. C’est un plan de classement thématique.
Il dresse une arborescence organisant les documents par thématique métier, du général au particulier. Chaque thématique est organisée en sous-thématique.
Voici un exemple de plan de classement :
1. : Filiale n°1
1.1 : Service A
1.1.1 : Bureau X
Autre exemple :
1 : Comptabilité
1.1 : Facturation
1.1.1 : Factures fournisseurs
1.1.2 : Factures clients
2. Il est identique pour les documents papier et électroniques
Le plan de classement doit être le même pour les documents quel que soit leur nature : papier (physiques) ou numériques (dématérialisés).
3. Il doit être exhaustif et fiable
Le plan de classement doit couvrir l’ensemble des documents de la structure. Vous ne devez pas utiliser de rubriques « divers » ou « autres » pour y stocker en vrac des documents disparates. Une telle rubrique n’aurait pas de sens dans un plan de classement valable.
Un plan de classement doit être le plus fiable possible afin de pouvoir retrouver n’importe quel document à n’importe quelle étape de son cycle de vie.
4. Il doit être approuvé par tous
Le plan de classement doit obtenir l’aval de tous, notamment de la direction générale. Une première mouture doit d’abord être élaborée et être testée grandeur nature. Si le test est concluant, le plan de classement pourra être adopté.
Tous les collaborateurs de l’entreprise pourront alors être formés à ce plan de classement afin qu’ils sachent comment l’utiliser et qu’ils l’adoptent plus facilement. Il doit être connu et appliqué par tous les salariés de l’entreprise, sans distinction, de façon uniforme.
5. Il doit être pérenne
C’est un outil structurel qui ne doit pas changer tous les ans. Il doit être pérenne ou tout du moins durer de très nombreuses années.
6. Chaque document doit être accessible et mis à jour
Il s’agit de bien identifier chaque document, avec un nommage clair et partagé, afin de le retrouver facilement et de le rendre accessible pour tous les utilisateurs.
Il convient aussi de remettre à jour tous les documents conservés et archivés, afin de faciliter leur partage et assurer leur traçabilité.
7. Il doit être épuré régulièrement
L’épuration consiste à éliminer les documents inutiles ou qui n’ont rien à faire dans le classement des archives, comme c’est le cas des documents en doublon par exemple.
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