Un SAE (Système d’Archivage Electronique) est différent d’une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) ou d’un CFE (Coffre-Fort Electronique). Ingedis vous explique les différences et pourquoi il est utile de créer un système d’archivage électronique.
Système d’archivage électronique : définition
Un SAE (Système d’Archivage Electronique) prend en charge les archives électroniques des organisations, c’est-à-dire les documents finalisés qui ne sont plus modifiables et qui doivent faire l’objet d’une conservation pendant une durée légale de conservation définie par l’Etat.
Ces durées légales de conservation varient selon la nature du document et les obligations légales en vigueur. Pendant cette durée de conservation obligatoire, l’administration est susceptible d’effectuer des contrôles sur les documents.
Le rôle d’un SAE est de permettre la conservation des documents électroniques sur le long terme, sans modification possible, afin de pouvoir les utiliser comme preuve en cas de besoin devant une administration ou un tribunal.
Quelle est la différence entre GED, coffre-fort électronique et SAE ?
Le logiciel de GED
La GED est une solution de gestion des documents « vivants » de l’entreprise, c’est-à-dire des documents utilisés quotidiennement dans l’entreprise. Les documents internes ou externes de l’entreprise y sont simplement stockés.
Une solution de gestion documentaire n’a pas vocation à conserver très longtemps, et encore moins de manière indéfinie des documents, en garantissant leur intégrité. Elle contribue à améliorer le partage, la collaboration, l’accès, la recherche d’un document mais pas sa conservation de manière intègre sur le long terme.
Le système d’archivage électronique
Le SAE (Système d’Archivage Electronique), quant à lui, va au-delà du simple stockage de documents. Il garantit la conservation à long terme des documents légaux ou importants de l’entreprise. Dans un SAE, les documents ne peuvent plus être modifiés. Ils peuvent être uniquement consultés.
Le rôle d’un SAE est de conserver les documents pendant la durée légale de conservation pour leur consultation et leur éventuelle restitution, tout en garantissant leur intégrité et leur pérennité. Un SAE doit impérativement répondre à la norme NF Z 42-013.
Le coffre-fort électronique
Le CFE (Coffre-Fort Electronique) est un des éléments du SAE. Il s’agit d’un espace sécurisé destiné à conserver la vocation probatoire des documents. Par exemple, le coffre-fort électronique est très souvent utilisé pour conserver les bulletins de salaire des salariés.
Mais il ne comporte pas toutes les fonctionnalités d’un SAE. Un CFE n’assure pas non plus les mêmes services qu’une GED. Il conserve des documents sur une longue durée, mais il ne permet pas la gestion, le partage ou la modification des documents, que permet une solution de gestion documentaire.
Pourquoi créer un système d’archivage électronique ?
Les enjeux des organisations
Les organisations font face à des enjeux en matière de sécurité des données, de conformité légale et de lutte contre la fraude. A partir de juillet 2024, la facturation électronique sera obligatoire pour les grandes entreprises opérant en B2B (Business to Business). A la même date, toutes les sociétés seront obligées d’accepter les factures électroniques.
Les entreprises devront notamment conserver les factures électroniques émises pendant au moins 6 ans. Pour tenir lieu de preuve auprès de l’administration fiscale ou d’un tribunal, cet archivage à vocation probatoire, appelé aussi archivage légal, doit répondre à un certain nombre d’exigences.
Stocker simplement documents et factures ne suffit pas. Il faut pouvoir s’assurer de leur intégrité durant toute la durée de conservation et de leur restitution en cas de besoin.
C’est pourquoi mettre en place un système d’archivage électronique à valeur probatoire qui respecte les normes en vigueur est primordial pour votre entreprise.
Ce que garantit un SAE
L’archivage électronique à valeur probatoire, qui respecte la norme NF Z42 013 et le modèle fonctionnel OAIS (Open Archival Information System), normalisé par la norme ISO 14721 : 2003, garantit aux documents :
Intégrité
L’intégrité prouve que le document n’a pas été modifié depuis son versement dans le SAE. Pour ce faire, il y a nécessité de mettre en place un calcul d’empreinte, un horodatage et la journalisation des opérations effectuées.
Lisibilité
Assurer la lisibilité implique d’utiliser des formats de fichier pérennes et de réaliser des conversions régulières de formats, ainsi que des migrations de supports de stockage.
Confidentialité
Il est nécessaire de mettre en place un cloisonnement logique et physique des documents, ainsi qu’une gestion des habilitations (définition de droits d’accès).
Accessibilité
Les documents archivés doivent être accessibles par les utilisateurs. L’indexation des documents et leur classement facilitent les recherches par les utilisateurs.
Réversibilité
L’entreprise doit pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents archivés, données et journaux de preuve en cas de changement d’entreprise prestataire du SAE.
En savoir plus sur la dématérialisation des documents :
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