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Comment la GED Zeendoc a permis à l’agglomération de Marne et Gondoire de dématérialiser ses flux entrants

Communauté d'agglomération Marne et Gondoire
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Dans un contexte de modernisation des services publics, la communauté d’agglomération Marne et Gondoire a décidé de dématérialiser ses flux entrants. La solution de GED Zeendoc leur a permis d’éviter les pertes de document et les navettes de courrier, de gagner du temps et de l’espace de stockage physique. Cas client.

La collectivité locale doit traiter de plus en plus de courriers

La communauté d’agglomération de Marne et Gondoire, située en Seine-et-Marne (77), fait face à une croissance exponentielle de ses flux entrants (courriers papier et emails). Cette collectivité territoriale réunit 20 communes, pour 102 000 habitants. Elle est gérée par 400 agents administratifs.

Pour gérer cet afflux de courriers, elle a mis en place une solution de gestion électronique de document, la GED Zeendoc, sous la houlette de son DSI (Directeur des Systèmes d’Information), Matthieu Ferreira.

Le circuit du courrier avant le déploiement de la GED

A l’arrivée du courrier le matin, les agents de l’accueil devaient remplir, pour chaque courrier, une feuille de dispatch à cocher vers les différents services destinataires. Une fois trié, le courrier était distribué manuellement.

Le courrier transitait obligatoirement par la DGS (Direction Générale des Services). La distribution finale aux agents se déroulait par navette courrier, c’est-à-dire par une personne physique. Une obligation de présence des agents était donc nécessaire.

Les bénéfices de la GED Zeendoc au sein de la communauté d’agglomération

La solution de GED Zeendoc a permis de moderniser ce process physique et chronophage. La solution a été développée sur-mesure pour s’adapter aux besoins de la communauté d’agglomération.

La dématérialisation du courrier entrant dans la collectivité territoriale a permis :

  • Un gain de place en terme de stockage physique
  • Des erreurs de dispatch moins fréquentes
  • Une rapidité dans la réception du courrier
  • Une présence physique non obligatoire (les agents peuvent travailler de n’importe où)
  • Des temps de recherche de document considérablement réduits (de plusieurs dizaines de minutes avant l’installation de la GED à quelques secondes après)
  • Une meilleure traçabilité du courrier

« J’estime à environ 90 % de papier en moins transmis aux services. Car il y a certains courriers (catalogues, dossiers ou grand format) qui ne peuvent pas encore être enregistrés par nos matériels. »

Matthieu Ferreira, DSI

Peu de résistance au changement face à une solution intuitive

Aujourd’hui, ce sont 200 agents de la communauté de communes qui utilisent la GED Zeendoc. Les résistances au changement de certains collaborateurs ont été balayées lorsqu’ils se sont aperçus à quel point le logiciel de GED leur permettait d’améliorer leurs conditions de travail. De plus, ils ont trouvé l’outil simple et intuitif. Une demi-heure de formation suffit pour l’appréhender.

Une gestion sur tablette iPad pro

L’accès à Zeendoc se fait aussi sur tablette. La DG (Direction Générale) s’est équipée de tablettes iPad pro. Ce qui est beaucoup plus simple pour le dispatch du courrier, notamment grâce au parapheur électronique (logiciel qui propose un circuit de validation d’un document au format numérique jusqu’à sa signature électronique éventuelle).

La communauté d’agglomération reste propriétaire de ses données

Les données numériques de la communauté d’agglomération sont stockées par Zeendoc sur des serveurs en France pour être conforme au RGPD (Règlement Général de Protection des Données) européen. Mais ces données appartiennent toujours à la collectivité territoriale.

La transformation digitale se poursuit dans le secteur public pour améliorer les services

Les procédures les plus courantes doivent avoir été dématérialisées d’ici à 2022

Les enjeux de dématérialisation dans le secteur public se poursuivent.

La stratégie nationale Action publique 2022 prévoit que les 250 procédures administratives les plus courantes sont à dématérialiser en priorité d’ici à 2022. En octobre 2020, seules 70 % de ces démarches sont réalisables en ligne, selon l’Observatoire de la qualité des démarches en ligne.

Quelques exemples de démarches publiques dématérialisées

Les actes d’état civil pour les Français de l’étranger

En 2021, 90 % de la délivrance d’actes d’état civil est dématérialisée pour les Français de l’étranger.

Des déclarations d’événement d’état civil en ligne

À partir du premier semestre 2022, il est prévu une ouverture du registre électronique pour établir des actes signés électroniquement et finaliser le dispositif de dématérialisation. Une démarche de déclaration d’événement d’état civil en vue d’une transcription d’acte va être mise en ligne, pour les Français de l’étranger, sans déplacement de l’usager dans un consulat.

Les permis de construire dématérialisées à compter du 1er janvier 2022

A compter du 1er janvier 2022, un usager pourra déposer sa demande de permis de construire en ligne, à tout moment et de n’importe où, dans une démarche simplifiée et sans frais.

De plus, toutes les communes devront être en mesure de recevoir les demandes d’autorisation d’urbanisme de manière dématérialisée.

Les instructions d’autorisations d’urbanisme dématérialisées à terme

Pour accompagner cette transformation, l’État développe un vaste programme de dématérialisation de l’application du droit des sols, baptisé Démat.ADS, avec, en complément, deux outils numériques permettant de dématérialiser à terme toute la chaîne d’instruction des autorisations d’urbanisme : PLAT’AU (Plateforme des Autorisations d’Urbanisme) et AD’AU (Assistance aux Demandes d’Autorisation d’Urbanisme).

Vous voulez débuter un projet de dématérialisation des flux entrants dans votre collectivité territoriale ?

Pour aller plus loin :

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