La solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Zeendoc est une solution unanimement saluée par ses utilisateurs pour sa simplicité d’utilisation. Distributeur et intégrateur de Zeendoc, Ingedis a listé pour vous les 10 avantages à utiliser ce logiciel de GED développé en Corse.
1. La simplicité d’utilisation
La solution de GED Zeendoc est simple d’utilisation, pratique et très intuitive. Ce qui a pour conséquence une faible résistance au changement. Il n’y a aucun logiciel à télécharger. La solution est accessible en ligne à partir d’une simple URL, avec un identifiant et un mot de passe personnel.
« Les résistances au changement de certains collaborateurs ont été balayées lorsqu’ils se sont aperçus à quel point le logiciel de GED leur permettait d’améliorer leurs conditions de travail. De plus, ils ont trouvé l’outil simple et intuitif. Une demi-heure de formation suffit pour l’appréhender. »
Chef de projet, agglomération de Marne et Gondoire
La recherche est très facile grâce à de nombreux filtres qui permettent de rechercher par montant, par fournisseur, etc.
Comme l’aime à dire les dirigeants de Zeendoc, la solution se comporte comme une « pâte à modeler. »
2. La modularité de Zeendoc
La solution Zeendoc est très modulable. Une organisation peut contracter avec Zeendoc pour dématérialiser uniquement ses factures clients, par exemple et ensuite, décider d’élargir la dématérialisation à d’autres documents en ouvrant des classeurs, comme le démontre le retour d’expérience de l’entreprise girondine Texaa.
3. L’évolutivité de Zeendoc
Zeendoc est une solution moderne et évolutive. Elle se transforme en même temps que la législation, les évolutions réglementaires et normatives, grâce à l’agilité et la réactivité de son éditeur de logiciel Sages Informatique.
Par exemple, le développement du connecteur Chorus Pro a permis un traitement des factures à destination des administrations conforme à la dématérialisation fiscale.
Zeendoc dématérialise les bulletins de salaire et intègre le coffre-fort électronique de Primobox afin de permettre aux salariés d’accéder à leurs bulletins de salaire pendant 50 ans.
Sages Informatique, la société éditrice de Zeendoc, se concentre actuellement sur la facturation électronique, grand enjeu pour les entreprises, puisqu’elle va devenir obligatoire à compter de juillet 2024.
En 2023, Sages Informatique va aussi mettre en place :
- la signature électronique de niveau avancée (deuxième niveau de sécurité),
- l’archivage à valeur probante,
- le machine learning avec l’amélioration des capacités de reconnaissance automatique des caractères,
- l’amélioration des workflows (process).
4. La reconnaissance automatique de caractères
La LAD (Lecture Automatique des Documents) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) fonctionnent très bien sur Zeendoc. Cette dernière extrait automatiquement les informations des factures (montants, client, adresse, etc.) ou autre documents (contrats, justificatifs, etc.). C’est un gain de temps considérable.
5. L’export comptable automatisé
La solution de GED Zeendoc vous permet de réaliser un export comptable des factures fournisseurs. Comme il existe une passerelle entre Zeendoc et la plupart des logiciels comptables du marché (Cegid, Ciel, EBP, Sage, etc.), nul besoin de ressaisir manuellement les données comptables. La ventilation comptable se fait automatiquement dans votre logiciel comptable. Les écritures sont exportées vers le logiciel de comptabilité après avoir été contrôlées et validées.
6. Le process de validation sur-mesure
Les process de validation des factures peuvent être paramétrés sur-mesure. Les circuits de validation dématérialisés et automatisés permettent de gagner beaucoup de temps.
7. La conformité au RGPD
Le logiciel de dématérialisation Zeendoc est conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) européen.
Les données numériques sont stockées par Zeendoc sur des serveurs en France pour être conforme au RGPD. Ces données appartiennent toujours à l’entreprise cliente.
Les données sont cryptées et seules les personnes autorisées peuvent consulter les documents.
8. Une solution éprouvée avec beaucoup d’utilisateurs
Zeendoc a déjà été adoptée par 270 000 utilisateurs et plus de 8 500 entreprises, institutions et associations clientes. Ce qui prouve sa fonctionnalité.
9. Un bon rapport-qualité-prix
La solution de GED Zeendoc est accessible aux TPE (Très Petites Entreprises), aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) et aux collectivités territoriales. Elle bénéficie d’un bon rapport qualité-prix.
10. Une GED bas carbone
L’éditeur de Zeendoc, Sages Informatique, a lancé un programme appelé Zeenplanet, en partenariat avec EcoTree, une société de gestion forestière qui offre aux particuliers et aux entreprises la possibilité d’investir dans les arbres.
Pour compenser son empreinte carbone, Zeendoc plante un arbre par jour depuis 2020. Zeendoc est un logiciel de GED bas carbone dans la mesure où sa consommation en CO2 est automatiquement compensée par la plantation d’arbres.
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En savoir plus sur le logiciel de GED Zeendoc :
- Comment mettre en place la facturation électronique avec Zeendoc ?
- Comment mettre en place la signature électronique de documents avec Zeendoc ?
- « Zeendoc, c’est du temps gagné pour nos clients et nous, les comptables ! »
- Comment la GED Zeendoc a permis à l’agglomération de Marne et Gondoire de dématérialiser ses flux entrants