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La dématérialisation dans les collectivités territoriales : pour quels documents ?

La dématérialisation dans les collectivités territoriales
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Comment progresse la dématérialisation dans les collectivités territoriales (région, départements, communautés de communes, mairies, etc.) ? Quels sont leurs besoins spécifiques en matière de GED (Gestion Electronique de Documents) ? Quels types de documents les collectivités locales doivent-elles dématérialiser ?

Où en est la dématérialisation dans les collectivités locales ?

Plus de 200 démarches administratives peuvent être réalisées complètement en ligne, soit 85 % des 250 démarches considérées comme essentielles à la vie quotidienne des Français en septembre 2021.

L’objectif fixé au départ par l’Etat était de dématérialiser 100 % des démarches. Mais il se heurte à la fracture numérique : 13 millions de Français n’ont pas accès à Internet. Ce qui pose la question de l’égalité d’accès aux services publics.

Dans les collectivités territoriales, on peut distinguer plusieurs types de documents à dématérialiser.

  • La dématérialisation des documents administratifs à destination des usagers du service public (actes d’état civil, actes de mariage, de décès, demandes de permis de construire, etc.), dont le projet a été initié au niveau de l’Etat.
  • La dématérialisation des documents de gestion interne (factures fournisseurs, contrats fournisseurs, documents de ressources humaines, courriers, etc.), qui relève d’initiatives locales.

La dématérialisation des documents à destination des usagers

La dématérialisation des actes d’état civil

Le dispositif Comedec permet aux communes de s’échanger les données d’état civil de façon complétement dématérialisée. Les collectivités territoriales sont reliées entre elles et échangent les informations d’état civil nécessaires à l’établissement des différents documents administratifs (passeport, carte d’identité, certificat de décès pour les notaires, etc.) via des serveurs sécurisés.

Concrètement, dans le cas d’une demande de passeport et/ou d’une carte nationale d’identité, le citoyen né dans une commune engagée dans le processus de dématérialisation n’a plus à présenter son acte de naissance. Ce qui simplifie grandement les démarches administratives pour l’usager, fiabilise les données échangées, fait gagner du temps dans les traitements et réduit les coûts.

La dématérialisation de l’instruction des demandes d’autorisation d’urbanisme

Depuis le 1er janvier 2022, les communes de plus de 3 500 habitants sont soumises à la loi ELAN (Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique). Elles doivent disposer d’une téléprocédure spécifique pour recevoir et instruire les DAU (Demandes d’Autorisation d’Urbanisme) sous forme dématérialisée. Elles doivent communiquer sur ce dispositif.

Ces communes ont dû interconnecter leur système d’information à la plate-forme des autorisations d’urbanisme PLAT’AU. Les acteurs concernés par un même dossier y ont accès en temps réel et de manière simultanée. Cette plateforme ne se substitue pas aux logiciels d’instruction de chacun des acteurs. Elle est complémentaire à ces logiciels qui restent essentiels pour permettre la dématérialisation des procédures de demandes d’autorisation d’urbanisme.

La dématérialisation des marchés publics

Le plan de transformation numérique de la commande publique pour la dématérialisation des marchés publics s’est terminé en 2022. La réforme du droit de la commande publique a conduit à une dématérialisation globale des procédures de passation des marchés publics supérieurs à 25 000 euros HT.

La dématérialisation des documents de gestion interne

La dématérialisation des courriers

Les agents des collectivités reçoivent quotidiennement de nombreux courriers. La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d’une mairie ou d’une communauté d’agglomération.

La mise en place d’une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) peut permettre d’accélérer la remise du courrier, d’éviter les erreurs de dispatch, de réduire le temps de recherche d’un document et de mieux tracer les courriers. Comme ce fut le cas pour la communauté d’agglomération de Marne et Gondoire qui a déployé la solution Zeendoc pour gérer ses flux entrants.

La dématérialisation des contrats et factures fournisseurs

Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est une obligation dans le cadre des marchés publics pour les TPE (Très Petites Entreprises) de moins de 10 salariés. Elle l’était déjà pour les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés depuis le 1er janvier 2017, pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) depuis le 1er janvier 2018 et pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) de 10 à 250 salariés depuis le 1er janvier 2019.

Toutes les entreprises travaillant pour le secteur public doivent désormais déposer leurs factures sur la plateforme Chorus Pro, le portail de gestion des factures dématérialisées mis en place pour tous les marchés publics.

La solution Zeendoc, proposée par Ingedis, permet aux collectivités de récupérer automatiquement les factures déposées par leurs fournisseurs sur Chorus Pro.

La dématérialisation des documents RH (Ressources Humaines)

Les DRH (Directions des Ressources Humaines) gèrent de nombreux documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, notes de frais, mutuelle santé, entretiens professionnels, CV, etc.).

Une solution de GED permet aux collectivités de réduire les délais de traitement, les coûts d’impression, de stockage, etc., de retrouver immédiatement un document salarié, etc.

Si, vous aussi, vous souhaitez dématérialiser vos documents de gestion, contactez Ingedis

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