La facturation électronique sera obligatoire d’ici quelques temps (date d’obligation reportée sine die). Si vous utilisez déjà la solution Zeendoc de GED (Gestion Electronique de Document), comment la mise en place de la facture électronique va-t-elle se passer ? Ingedis, intégrateur de Zeendoc pour les entreprises, vous explique tout.
Trois types d’opérateurs à connaître : OD, PDP et PPF
Le PPF (Portail Public de Facturation)
Si votre entreprise est un fournisseur de l’Etat ou d’une collectivité territoriale, elle connaît la plateforme Chorus Pro sur laquelle elle dépose ses factures à destination du secteur public.
Le futur PPF (Portail Public de Facturation) sera basé sur la plate-forme Chorus Pro et permettra aux entreprises de déposer et recevoir leurs factures électroniques en B2B (Business to Business). Bonne nouvelle : Le PPF sera gratuit !
Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires)
Les plates-formes de dématérialisation partenaires, dont la liste définitive ne sera dévoilée par l’Etat qu’en octobre 2023, seront habilitées à émettre et à recevoir des factures dématérialisées entre les entreprises, mais aussi à transmettre l’e-reporting au PPF pour le compte des entreprises.
Les PDP seront payantes. Elles seront à destination des entreprises qui exportent beaucoup ou des entreprises qui utilisent l’EDI (Echange de Données Informatisé).
Il n’y a donc aucune obligation à faire appel à une PDP. Si vous êtes une TPE (Toute Petite Entreprise) ou une PME (Petite et Moyenne Entreprise) et que vous ne faites pas d’export, vous pouvez soit passer directement par le PPF, soit passer par un OD.
Les OD (Opérateur de Dématérialisation)
Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires de services ou éditeurs de logiciels qui accompagnent les entreprises dans la transmission de leurs factures électroniques.
Bon à savoir : Zeendoc, la solution de GED que nous intégrons, est un OD (Opérateur de Dématérialisation).
Comment Zeendoc, en tant qu’OD, va gérer la facturation électronique obligatoire ?
Le calendrier de la facturation électronique obligatoire en B2B
- Le 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques. De plus, les grandes entreprises devront aussi obligatoirement émettre leurs factures au format numérique à partir de cette date.
- Au 1er janvier 2025, ce sont les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) qui devront émettre obligatoirement leurs factures au format électronique.
- Au 1er janvier 2026, ce sera au tour des TPE-PME.
Cela va arriver très vite maintenant. Il est donc judicieux de se préparer dès maintenant !
Les conditions pour qu’une facture électronique soit valable
La loi prévoit plusieurs obligations pour qu’une facture électronique soit acceptable aux yeux de l’administration fiscale.
- Authenticité de son origine : la facture électronique doit garantir l’identité de son émetteur.
- Intégrité de son contenu : elle ne doit pas pouvoir être modifiable.
- Lisibilité : la facture doit être facilement lisible.
Une simple facture PDF n’est pas une facture électronique. Elle doit comporter en plus des métadonnées au format XML.
Zeendoc gère votre facturation électronique obligatoire
Ce qu’il faut bien comprendre, c’est que toutes les factures émises ou reçues par les sociétés passeront par le PPF (Portail Public de Facturation) à partir de 2024-2026. Zeendoc a anticipé cette évolution légale.
Voici le process d’émission de facture électronique obligatoire avec Zeendoc :
- Vous envoyez vos factures émises de votre logiciel comptable vers Zeendoc.
- Zeendoc transforme automatiquement vos factures émises au format Factur-X accepté par le PPF.
- Zeendoc dépose vos factures électroniques sur le PPF ou sur Chorus Pro grâce au connecteur intégré.
- Vos clients récupèrent vos factures en ligne.
- Zeendoc archive les factures électroniques émises pendant toute la durée légale de conservation.
Zeendoc alerte en cas de non-complétude d’un dossier. La solution de GED corse effectue aussi automatiquement les relances par e-mail des factures non payées.
Concernant les grandes entreprises qui font de l’export ou de l’EDI, Zeendoc disposera d’une brique PDP, c’est-à-dire qu’il sera connecté à une plateforme de dématérialisation partenaire. Cette brique sera payante.
La réception des factures électroniques avec Zeendoc
Zeendoc sera aussi capable de :
- réceptionner les factures émises par le client ;
- transmettre leurs valeurs directement au PPF ou à l’une des plateformes privées, au format structuré requis par l’administration (dont le format Factur-X), que ce soit dans le cadre de l’e-invoicing ou de l’e-reporting ;
- réceptionner les factures des fournisseurs depuis la PPF ou une PDP ;
- obtenir leur état d’avancement et appliquer les processus clients ;
- archiver les factures en toute sécurité dans l’espace de Zeendoc pendant toute la durée légale.
L’e-reporting obligatoire avec Zeendoc
Qu’est-ce que l’e-reporting ?
L’e-reporting est la transmission obligatoire des données de transaction et de paiement à l’administration.
L’e-reporting concerne la transmission à l’administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger, dans l’UE (Union Européenne) ou hors de l’UE. Toutes les entreprises seront concernées par l’e-reporting, qu’elles opèrent en B2B (Business to Business) ou en B2C (Business to Consumer).
Le-reporting avec Zeendoc
Zeendoc générera un fichier Excel avec l’ensemble des informations obligatoires pour l’e-reporting qu’il faudra ensuite envoyer au PPF.
Je demande une démo
Découvrez comment le logiciel de GED Zeendoc vous permet de classer, gérer, retrouver, partager et archiver tous vos documents essentiels.
- Nous vous contactons dans les 48 heures pour mieux comprendre vos besoins et répondre à vos questions.
- Puis nous organisons une démonstration personnalisée et poussée en fonction de vos objectifs.