Comment mettre en place la signature électronique de documents avec Zeendoc ?

signature électronique avec Zeendoc
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La signature électronique vous permet de signer un document électronique à distance. Il existe différents types de signature électronique, dont la sécurité diffère. Ingedis vous explique comment mettre en place la signature électronique avec sa solution Zeendoc.

Qu’est-ce que la signature électronique des documents ?

La signature électronique est un procédé cryptographique adapté aux documents numériques. Elle permet d’obtenir la même garantie juridique qu’une signature manuscrite sur un document papier.

La signature électronique est le moyen de certifier l’intégrité et l’authenticité du document électronique. Le certificat électronique garantit que ce dernier n’a pas été modifié et que son émetteur est bien authentifié.

La signature en ligne est reconnue au niveau européen par le règlement 910/2014/UE du 23 juillet 2014, dit règlement eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services) qui définit les exigences techniques au niveau européen pour permettre son utilisation en matière contractuelle.

Le processus de signature électronique avec Zeendoc

Le processus de signature électronique peut être effectué avec le logiciel Zeendoc déployé par Ingedis dans votre entreprise. Ce logiciel de dématérialisation documentaire propose une solution complète et sécurisée pour permettre aux parties de signer à distance le contrat sans faire de déplacement physique.

Voici le processus complet de signature dans Zeendoc : 

  1. Sélectionnez le document à signer depuis la solution Zeendoc, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi, soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.
  2. Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, smartphone, etc.).
  3. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.
  4. Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier.
  5. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

Les différents niveaux de signature

Pour qu’une signature numérique soit reconnue valide devant un tribunal ou un organisme réglementaire, de nombreuses exigences doivent être respectées. 

Pour que la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature manuscrite, il faut :

  • Un processus documentaire
  • Une qualification PSCE (Prestataire de Services de Certification Electronique) et être listé dans la Trust List européenne.
  • Respecter la réglementation européenne pour les transactions électroniques (eIDAS) applicable depuis le 1er juillet 2016
  • Choisir le bon niveau de signature (simple, avancée ou qualifiée) pour les documents non réglementés

La signature simple

La signature dite « simple » est représentée sous la forme d’une case à cocher permettant au signataire de valider la conformité du document. Cette signature est utilisée pour des documents qui présentent peu de risque juridique.

La signature avancée

La signature avancée doit répondre à des critères spécifiques. Elle doit être rattachée exclusivement au signataire et permettre l’identification du signataire. Le signataire doit pouvoir garder sous son contrôle exclusif la procédure de création de sa signature électronique. Enfin, elle doit être liée aux données sur lesquelles elle se rattache, de sorte que toute modification sur lesdites données soit détectable.

La signature de la solution Zeendoc est une signature dite avancée. 

La signature avancée de Zeendoc peut être utilisée pour signer différents types de documents à valeur juridique :

  • Contrat fournisseur
  • Contrat de bail
  • Contrat de travail
  • Contrat d’adhésion pour les particuliers ou les entreprises
  • Feuille d’émargement
  • Etat des lieux d’entrée et de sortie d’un logement,
  • etc. 

La signature qualifiée

La signature qualifiée est une signature créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique. La signature qualifiée est exécutée pour des documents réglementés dont le risque juridique est élevé, comme les actes notariés par exemple. 

Les avantages de la signature électronique

L’utilisation de la signature électronique des documents numériques offre une grande variété d’avantages pour toutes les parties concernées :

  • Réduction des délais de traitement (les documents sont reçus et signés en quelques minutes)
  • Économie des déplacement
  • Simplification des processus (plus besoin d’imprimer, de signer et de renvoyer les contrats par voie postale)
  • Économie d’impression et d’affranchissement
  • Gain de temps et de productivité
  • Fiabilité et sécurité des échanges (accès cryptés et sécurisés, authentification par SMS)
  • Suivi (visibilité sur le statut des contrats, envoi de relances)
  • Gain d’espace (conservation du document au format numérique, pas besoin d’archiver physiquement les documents signés électroniquement)
  • Conformité (signature électronique dans le respect de la législation française et européenne)
  • Augmentation de la confiance du client
  • Respect de l’environnement (aucune utilisation de papier n’est nécessaire)

Mettre en place la signature en ligne Zeendoc

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