La piste d’audit fiable est un des trois procédés possibles pour déployer un système de facturation électronique admis par l’administration fiscale, avec l’EDI (Echange de Données Informatisé) fiscal et la signature électronique. Que doit contenir une piste d’audit fiable ? Comment la mettre en place ? Ingedis vous explique tout.
Quel est l’objectif d’une piste d’audit fiable ?
La piste d’audit fiable concerne la gestion des factures électroniques.
Les 3 critères de la piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable est destinée à démontrer à l’administration fiscale que les factures électroniques émises ou reçues par une entreprise répondent à trois grands critères :
L’authenticité de l’émetteur de la facture
L’entreprise doit pouvoir démontrer que l’entreprise qui a émis la facture est bien celle qui a livré le bien ou réalisé la prestation de services.
L’intégrité de la facture
L’entreprise doit pouvoir démontrer que le contenu de la facture reçue du fournisseur n’a pas été modifié par la suite.
La lisibilité de la facture
La facture doit pouvoir être lisible sur écran ou papier par les collaborateurs de l’entreprise ou les contrôleurs fiscaux.
L’objectif de la piste d’audit fiable
L’objectif de la piste d’audit fiable est de montrer que la facture électronique a la même valeur que la facture papier.
Les autres objectifs de la piste d’audit fiable sont de :
- Décrire et justifier le niveau de sécurité et de contrôle de ses processus d’achats et ventes
- Démontrer le respect de la réglementation en matière de facturation et de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)
La piste d’audit fiable est-elle obligatoire ?
Selon l’article 289 VII du CGI (Code Général des Impôts), la piste d’audit fiable est nécessaire si vous créez des factures au format PDF, non sécurisées, sans signature électronique ou des factures au format papier.
La piste d’audit fiable a le même rôle que la signature électronique ou l’EDI fiscal. Donc, si vous utilisez une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) comme Zeendoc , nul besoin de mettre en place une piste d’audit fiable.
Quelle est la définition d’une piste d’audit fiable ?
La piste d’audit fiable consiste à documenter précisément toutes les informations relatives au traitement des factures électroniques. La facture électronique possèdera la même valeur qu’une facture papier aux yeux de la loi, à la seule condition d’avoir mis en place une piste d’audit fiable (s’il n’y a pas de signature électronique).
Pour ce faire, des contrôles documentés et permanents doivent être mis en place afin d’établir un lien entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement.
Les entreprises doivent documenter l’ensemble du processus et des contrôles associés depuis l’origine de l’émission de la facture jusqu’à sa conservation, du contrôle interne dédié aux factures et à la TVA.
L’administration fiscale exige de plus en plus la documentation de piste d’audit fiable lors de ses contrôles. Le défi pour une entreprise est donc d’être prête en cas de contrôle fiscal.
Quelles entreprises sont concernées par la piste d’audit fiable ?
L’obligation de piste d’audit fiable diffère selon la taille de l’entreprise. La loi prévoit trois niveaux d’exigence :
- Pour les TPE (Très Petites Entreprises), la piste d’audit fiable peut être une simple documentation orale. L’entreprise doit pouvoir expliquer à un contrôleur les mesures mises en place pour le contrôle de la facturation.
- Pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises), la piste d’audit fiable doit faire l’objet d’une documentation synthétique.
- Pour les grandes entreprises, la piste d’audit fiable doit consister en une documentation la plus détaillée possible sur chaque point de contrôle mis en place.
Comment rédiger la piste d’audit fiable ?
La mise en place d’une piste d’audit fiable est complexe pour les entreprises. Le processus permettant la documentation systématique des flux de facturation n’est pas évident.
La méthodologie pour rédiger une piste d’audit fiable doit se faire en trois étapes :
- Réalisation d’un audit des flux de facturation de l’entreprise
- Cartographie des process, des risques et opportunités TVA et des points de contrôle
- Rédaction de la documentation interne décrivant les opérations mises en place pour le contrôle des factures
Quels sont les exemples concrets de piste d’audit fiable ?
Concrètement, une piste d’audit fiable consiste à mettre en place les procédures suivantes :
Rapprochement de factures
Il faut pouvoir effectuer un rapprochement commande /facture/livraison systématique, qu’il soit manuel ou automatisé grâce à un outil. Il faut donc conserver les preuves que le rapprochement a bien été effectué et ce, de manière systématique (vérification de l’émetteur et du contenu de la facture).
Validation des fournisseurs
Il s’agit de réaliser toutes les vérifications nécessaires avant de rentrer un nouveau fournisseur dans votre ERP (Enterprise Resource Planning). Un processus de validation d’un nouveau fournisseur doit être mis en place (vérification de l’émetteur).
Vérification des e-mails des fournisseurs
Vous devez vérifier les adresses emails des fournisseurs qui émettent des factures électroniques au format PDF simple. Renseignez les e-mails de vos fournisseurs dans votre ERP et faites un contrôle automatique entre l’e-mail de la messagerie et l’e-mail renseigné dans l’ERP (vérification de l’émetteur).
Archivage des factures PDF
Il s’agit de stocker les factures PDF dans une solution de GED pour qu’elles soient rapidement accessibles et qu’elles soient consultables à l’écran par les agents lors des contrôles fiscaux.
Vous souhaitez mettre en place un projet de dématérialisation de vos factures ?
En savoir plus sur la facturation électronique :
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- Comment mettre en place la signature électronique avec Zeendoc ?
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