Gérer les congés, les arrêts de travail, les absences exceptionnelles, etc., des salariés peut vite devenir un casse-tête chronophage pour la DRH (Direction des Ressources Humaines). Heureusement, des logiciels RH dédiés peuvent l’aider à simplifier cette gestion, gagner du temps et éviter les erreurs. Ingedis, spécialiste de la dématérialisation documentaire, a listé les 6 avantages à utiliser un logiciel de gestion des congés et absences.
1. Gérer tous les types d’absences dans un seul et même logiciel
Congés payés, RTT (Réduction du Temps de Travail), congés maladie, absences exceptionnelles, congés sans solde, chômage partiel : tous les types d’absence peuvent être gérés au sein d’un seul et même logiciel RH. Finis les tableaux Excel à mettre à jour à la main pour pointer les absences, classées par catégorie, au fur et à mesure des demandes de RTT, congés payés, etc.
2. Simplifier les procédures
Les solutions de gestion des absences et congés sont très simples d’utilisation, en mode SaaS (Software as a Service) en ligne. Les salariés se connectent sur le logiciel, comme sur un coffre-fort électronique. Ils peuvent faire leur demande de congés simplement en un clic dans le logiciel à leur manager, qui reçoit ensuite une alerte. Ce dernier valide ou non la demande et le salarié est à son tour notifié.
Plus besoin de faire des demandes écrites par e-mail, de rédiger des réponses, d’envoyer la demande au département RH (Ressources Humaines), etc. Autant de manipulations supprimées.
3. Sécuriser la gestion de la paie en éliminant les erreurs de saisie
Tous les EVP (Eléments Variables de Paie) concernant les absences et les congés des employés sont envoyés automatiquement au logiciel de paie par le logiciel de gestion des absences. Il n’y a plus de risque d’erreurs, de décalages ou d’oublis. Les logiciels sont interconnectés entre eux.
4. Avoir une vue d’ensemble des absences des collaborateurs
Un logiciel de gestion des congés offre la possibilité aux managers de disposer automatiquement d’une vue d’ensemble des absences de l’ensemble des collaborateurs. Ils peuvent ainsi prendre leurs décisions en conséquence : répartir le travail entre les salariés qui restent au travail, prévoir les réunions quand tout le monde est disponible, etc.
5. Gagner du temps grâce au logiciel de gestion des absences et congés
Tous les process étant automatisés, vous gagnez beaucoup de temps. Tout dépend du nombre de salariés, mais vous pouvez gagner jusqu’à 1 journée de travail administratif par mois.
6. Améliorer la communication avec les salariés
Chaque salarié dispose d’un accès sécurisé et individualisé à son propre compte sur le logiciel. Il peut ainsi suivre régulièrement son solde de congés payés et de RTT. Il a une visibilité en temps réel de ses congés. S’il a besoin d’un congé exceptionnel (mariage, décès d’un proche, déménagement, etc.), le logiciel lui signale le nombre de jours auxquels il a droit en fonction de la convention collective.
Il n’a plus besoin de le demander au responsable RH de l’entreprise. Tout a été paramétré en amont dans la solution de gestion des absences et congés. Cela facilite grandement la communication entre salariés et service RH.
De son côté, l’employeur est en mesure de prévenir un salarié lorsqu’il n’a pas soldé tous ses congés avant la fin de l’année.
En savoir plus sur la dématérialisation de la GRH (Gestion des Ressources Humaines) :