La rédaction d’un cahier des charges SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est une étape cruciale pour toute entreprise qui souhaite mettre en place un système adapté à ses besoins. Dans cet article, Ingedis vous indique la méthodologie pour rédiger un cahier des charges SIRH, ainsi que les éléments-clés à ne pas oublier.
Quelles sont les étapes clés avant de rédiger un cahier des charges SIRH ?
- Identification des besoins spécifiques de l’entreprise
Avant de rédiger votre cahier des charges SIRH, il est impératif de bien identifier les besoins de votre entreprise en matière de GRH (Gestion des Ressources Humaines). Cette étape consiste à mener une analyse approfondie des pratiques actuelles et à anticiper les évolutions futures. Il s’agit également de recueillir les attentes des différents utilisateurs potentiels du futur SIRH.
- Analyse des processus internes et de la stratégie d’entreprise
La compréhension des processus internes RH et de la stratégie globale de l’entreprise est primordiale pour la rédaction d’un cahier des charges SIRH adapté. Cette analyse permettra de déterminer les fonctionnalités indispensables pour optimiser ces processus et soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation.
- Définition des objectifs et des exigences fonctionnelles
Cette étape consiste à déterminer les objectifs que le futur SIRH doit permettre d’atteindre, ainsi qu’à préciser les exigences fonctionnelles associées. Il est important de hiérarchiser ces exigences en distinguant celles qui sont impératives de celles qui sont souhaitables mais non essentielles.
- Évaluation des contraintes techniques et budgétaires
Le cahier des charges doit tenir compte des contraintes techniques (compatibilité avec le système d’information existant, sécurité, maintenance) et budgétaires (coûts d’acquisition, de mise en œuvre et d’exploitation) de l’entreprise.
Quels sont les 6 éléments incontournables d’un cahier des charges SIRH ?
Le cahier des charges SIRH est un document contractuel qui définit les exigences de l’entreprise vis-à-vis de la solution et de l’éditeur du logiciel. C’est aussi un document de référence pour toute l’équipe projet.
Un cahier des charges SIRH efficace doit inclure plusieurs parties essentielles :
- Présentation du contexte et des enjeux de l’entreprise
- Secteur d’activité de l’entreprise
- Petit historique de l’entreprise
- Valeurs de l’entreprise
- Taille de l’entreprise
- Enjeux globaux (réduction des coûts, concurrence, taux de croissance, etc.)
- Projets de croissance interne/externe
- Recrutements à prévoir
- Description des besoins et des objectifs
Les besoins sont très différents en fonction du contexte, de la taille de l’entreprise, etc.
Les objectifs peuvent être de :
- Gagner du temps en gestion RH (gestion de la paie)
- Augmenter la productivité des collaborateurs
- Recruter plus vite et mieux
- Réduire les coûts de gestion
- Attirer de nouveaux talents
- Augmenter l’engagement des collaborateurs et les fidéliser
- Donner une image attractive (marque employeur)
- Etc.
- Liste des fonctionnalités attendues
Les fonctionnalités attendues d’une solution SIRH peuvent être :
- Gestion des temps de travail et des activités
- Gestion des absences (congés payés, RTT, etc.)
- Gestion du télétravail
- Gestion des recrutements
- Gestion des projets
- Gestion des talents
- Gestion des dépenses des collaborateurs
- Gestion des rémunérations
- Gestion des bulletins de paie
- Gestion des notes de frais
- Gestion de l’engagement à travers des enquêtes en ligne
- etc.
- Critères de sélection du prestataire et de la solution
Pour choisir une solution SIRH adaptée à votre organisation, il convient de prendre en compte plusieurs critères tels que :
- L’ergonomie
- L’esthétisme
- La modularité
- La simplicité d’utilisation
- Le respect de normes (par exemple, la norme ISO 27001 sur la sécurité du logiciel)
- La conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
- Les possibilités d’intégration avec d’autres logiciels
- Le CTP (Coût Total de Possession) ou TCO (Total Cost of Ownership) en anglais
- Le nombre d’utilisateurs
- La gestion des droits d’accès
- Les langues
- L’accès à la solution (en ligne ou non)
- etc.
- Contraintes techniques et budgétaires
Dans cette partie, vous allez indiquer votre enveloppe budgétaire maximale, ainsi que vos contraintes techniques, c’est-à-dire votre système d’information actuelle et vos autres logiciels (comptabilité, ERP, etc.) avec lesquels le SIRH doit s’interconnecter.
- Modalités de mise en œuvre
Vous devez indiquer ici les délais maximaux de déploiement de la solution, ainsi qu’un planning détaillé des étapes de la mise en œuvre.
Dans le cas d’un SIRH, vous devez définir vos priorités : souhaitez-vous d’abord déployer la partie gestion des congés ou gestion de la paie par exemple ?
Vous devez également spécifier si vous souhaitez une formation et un accompagnement à la prise en main de l’outil. Cet accompagnement (onboarding) se déroule sur plusieurs semaines dans l’idéal.
L’importance de l’implication des parties prenantes
Impliquer les différents acteurs de l’entreprise (direction, managers, collaborateurs) dans la rédaction du cahier des charges SIRH et le choix du SIRH est essentiel pour garantir l’adéquation de la solution aux besoins réels et pour favoriser son appropriation par tous. Plus les collaborateurs sont impliqués en amont dans le choix de la solution, plus le travail de conduite du changement sera facilité.
Pour conclure, un cahier des charges SIRH bien rédigé et adapté aux besoins vous permettra de choisir une solution performante et pérenne.
En tant qu’intégrateur, Ingedis peut vous conseiller et vous aider à déployer le SIRH Lucca RH dans votre entreprise.
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