Comment réussir la mise en place d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) dans son entreprise ou collectivité ? Ce logiciel est en effet indispensable pour dématérialiser la gestion des ressources humaines (bulletins de paie, notes de frais, congés, etc.). Suivez ces 6 étapes détaillées par Ingedis !
1. Faire un audit de ressources humaines
Avant de définir le périmètre de votre projet SIRH, il est nécessaire de réaliser un audit RH de vos pratiques actuelles en matière de gestion des ressources humaines et des outils que vous utilisez.
Définir vos objectifs RH
Quels sont vos objectifs pour mettre en place un SIRH ? Répondre aux obligations légales ? Améliorer vos process RH et l’efficacité du service du personnel ? Gagner du temps et se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée ? Mieux satisfaire les salariés ? Faire baisser le turnover ?
Auditer vos pratiques RH
Qu’est-ce qui vous demande le plus de temps ? Quelles sont les solutions utilisées actuelles qui fonctionnent bien, celles qui sont totalement obsolètes ? Quels sont les outils de gestion des ressources humaines qui pourraient être améliorés ?
Sonder les salariés sur les besoins RH
Faites un sondage anonyme auprès des salariés afin de recueillir leur avis sur la gestion des RH. Vous aurez ainsi un retour concret du terrain afin d’identifier les priorités à mettre en place.
2. Définir le périmètre du projet SIRH
L’audit RH va vous permettre de définir le périmètre de votre projet et de mieux identifier la solution SIRH dont vous avez besoin.
Un SIRH est un logiciel de gestion des ressources humaines global, qui peut gérer :
- les congés et absences,
- les notes de frais,
- la gestion des temps,
- les plannings,
- les compétences,
- les entretiens professionnels,
- les formations,
- le recrutement.
Parmi ces activités, quelles sont celles à mettre en place en priorité ?
2. Nommer un chef de projet SIRH
Vous avez besoin d’une personne qui va chapeauter le projet de A à Z. C’est le chef de projet SIRH qui va, lui-même, constituer une équipe projet.
Composition de l’équipe projet
Le plus souvent, l’équipe projet est composée des personnes suivantes :
- le ou la DRH (Directeur.trice des Ressources Humaines)
- un membre de la direction générale,
- un membre de la DSI (Direction des Systèmes d’Information),
- un ou plusieurs salariés de différents services opérationnels.
Il est important aussi d’impliquer et d’informer les représentants du personnel dans le projet.
Le rôle du chef de projet SIRH
Le rôle du chef de projet SIRH est de :
- recueillir les besoins,
- rédiger un cahier des charges afin de choisir la solution de SIRH la plus adaptée,
- choisir le prestataire SIRH selon une grille de critères,
- mettre en place la solution avec le prestataire,
- accompagner le changement pour les salariés,
- veiller au respect du planning et du budget.
3. Définir une enveloppe budgétaire
En tant que chef de projet, vous allez devoir estimer de combien vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Si la solution est en mode SaaS (Software as a Service) en ligne, vous aurez à déterminer :
- un budget initial pour la partie mise en place de la solution ;
- un budget annuel pour la location, l’hébergement et la maintenance de la solution.
Ensuite la direction va vous allouer une enveloppe budgétaire qui déterminera le périmètre de votre projet SIRH. En fonction de ce budget, il va certainement falloir choisir une ou deux fonctionnalités à déployer en priorité.
Il est nécessaire aussi d’évaluer le temps nécessaire à la mise en place de la nouvelle solution pour chacun des protagonistes.
4. Etablir un planning prévisionnel
Il est indispensable de faire un planning précis du déploiement de la solution SIRH. Sinon le projet peut vite glisser dans le temps.
Prévoyez des réunions très régulières avec l’équipe projet pour faire le point sur l’avancement du projet, les points bloquants, les ajustements éventuels à faire, etc.
5. Choisir son prestataire pour la mise en place du SIRH
Après avoir rédigé votre cahier des charges SIRH, vous allez réaliser une présélection d’éditeurs de logiciels SIRH. Nous vous conseillons de créer une grille d’évaluation sur Excel et de la remplir pour chaque éditeur sélectionné. Ainsi, le choix sera plus objectif.
6. Préparer la conduite du changement
L’adhésion des collaborateurs à la nouvelle solution SIRH est essentielle pour la réussite du projet. Pour ce faire, une bonne conduite du changement en amont et tout au long du projet est primordiale.
Les collaborateurs doivent être impliqués dès le début du projet afin que le choix corresponde aussi à leurs besoins.
Une fois la solution déployée, l’équipe projet devra mettre en place une formation et un accompagnement afin que la solution soit bien prise en main par tous.
Chez Ingedis, nous pouvons vous accompagnez pour déployer et intégrer le logiciel SIRH Lucca dans votre entreprise ou collectivité locale, quelle que soit sa taille.
En savoir plus sur l’installation d’un SIRH :