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Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme pour l’administration fiscale ?

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
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La facture dématérialisée au format PDF, très communément utilisée par les entreprises françaises, n’est pas considérée comme une facture conforme par les services des impôts. Alors qu’est-ce qu’une facture électronique valable pour l’administration fiscale ? On vous explique tout.

Quelle est la définition d’une facture électronique selon le fisc ?

Selon l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 , une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées. C’est-à-dire des informations structurées selon un schéma ou langage prédéfini pour pouvoir être traitées automatiquement dans une base de données.

Une simple facture éditée au format PDF ne comporte pas de données structurées. C’est pourquoi elle n’est pas valable pour l’administration fiscale.

Quels sont les formats de facture électronique officiellement valables ?

Les entreprises peuvent utiliser au choix quatre formats de factures électroniques :

1. La facture au format structuré

La facture au format structuré répond à la norme européenne EN16931. Cette norme autorise notamment les formats techniques suivants :

  • UBL (Universal Business Language)
  • UN/CEFACT (The United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
  • CII (Facture Inter Industries)
  • XML (Extensible Markup Language)

Cette norme européenne oblige à produire également une facture lisible par un être humain.

2. La facture au format mixte

La facture au format mixte, qui répond à la même norme européenne EN16931, associe à la fois des données structurées et un PDF lisible à l’écran.

Le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Factur-X associe une facture PDF lisible par l’œil humain à un fichier XML permettant une intégration facile des données dans les systèmes d’information.

3. Les formats optionnels de facturation

Des formats optionnels, comme le format EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration) par exemple, sont valables sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur et acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une plateforme de dématérialisation partenaire.

4. Les flux dématérialisés de factures

L’entreprise peut émettre des flux dématérialisés de factures, via une plateforme EDI (Echange de Données Informatisé) ou une API (Application Programming Interface).

Elle peut aussi saisir sa facture en ligne directement sur le portail public de facturation Chorus Pro.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?

Obligation de faire appel à un tiers de confiance

Une facture électronique ne pourra plus être adressée directement par une entreprise à une autre entreprise, progressivement à partir de 2024 (voir le calendrier légal à respecter lien vers l’article 09 sur les dates). Il faudra passer obligatoirement par un tiers de confiance qui met en œuvre la signature électronique.

Les factures électroniques devront obligatoirement être adressées aux clients par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire, qu’il s’agisse du portail public de facturation adossé à Chorus Pro, qui est gratuit ou d’une autre plateforme de dématérialisation partenaire privée, payante.

Le rôle des plates-formes de dématérialisation partenaires

Le rôle de ces PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) est de :

  • Convertir les factures émises par les entreprises en factures électroniques répondant aux normes (notamment le standard Factur-X),
  • Contrôler la présence de toutes les mentions obligatoires (mentions légales, identité des émetteurs et destinataires, cohérence des montants, etc.) et les valider,
  • Envoyer les factures aux clients destinataires en vue de leur règlement,
  • Transmettre les données à l’Etat via Chorus Pro en vue du contrôle et de la prédéclaration de la TVA et de la tenue des comptes nationaux.

A noter que seules les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) seront habilités à transmettre des factures à la plateforme de l’acheteur.

En revanche, les simples opérateurs de dématérialisation ne sont pas autorisés à transmettre des factures aux plateformes des destinataires, ni à extraire les données pour l’administration.

Les services à valeur ajoutée des plateformes de dématérialisation partenaires privées

Pour justifier leur coût, les plateformes de dématérialisation partenaires offrent un ensemble de services à valeur ajoutée :

  • Des outils de génération de factures d’achat et de vente incluant des technologies d’OCR (reconnaissance optique de caractères) évitant à l’entreprise d’avoir à retaper les données figurant sur un PDF,
  • Des technologies d’archivage des factures électroniques,
  • Des outils de reporting permettant de suivre les échéances de paiement des factures,
  • Des applications mobiles faciliant le suivi de l’encours ou la photographie de pièces justificatives,
  • La connexion avec les logiciels de facturation via des API,
  • Des outils de gestion des factures fournisseurs.

Ingedis, spécialiste de la dématérialisation documentaire, suit toutes ces questions de très près pour s’assurer que les outils qu’elle déploie dans les entreprises, soient bien conformes aux évolutions de la réglementation.

Contacter Ingedis

Pour aller plus loin :

Obligation de facture électronique : quel est le calendrier légal pour les entreprises ?

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