La facturation électronique sera bientôt obligatoire dans les entreprises opérant en B2B (Business to Business) en France. Quels sont les formats de facture électronique autorisés par l’administration fiscale pour le dépôt sur le PPF (Portail Public de Facturation) ? Ingedis fait le point.
Le PPF (Portail Public de Facturation)
Les principes du portail public de facturation
Le PPF (Portail Public de Facturation), déployé par l’AIFE (Agence pour l’Information Financière de l’Etat), sera au cœur de la mise en œuvre de la facturation électronique dans les entreprises. Il s’inspire de la plateforme Chorus Pro développée pour gérer la facturation électronique des entités du secteur public.
L’administration publique a défini 5 principes directeurs du PPF :
- la gratuité du PPF pour tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures (privés ou publics) ;
- des modes d’échanges similaires à ceux déjà utilisés par Chorus Pro, soit les modes portail, service ou EDI (Echange de Données Informatisé) ;
- le dépôt de factures électroniques dans les formats syntaxiques définis par l’administration et la réception de données de facturation pour l’émission des factures correspondantes ;
- la possibilité́ d’utiliser d’autres plateformes de facturation labellisées par l’Etat ;
- la compatibilité́ entre Chorus Pro et le PPF qui sera assurée à chaque fois que possible (en cours d’étude par l’AIFE).
Trois circuits possibles de facturation électronique
3 possibilités ont été identifiées dans les échanges de factures électroniques :
- Le circuit A entre deux acteurs qui recourent tous les deux directement au PPF
- Le circuit B entre un acteur recourant au PPF et l’autre utilisant une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)
- Le circuit C entre deux acteurs qui opèrent avec des PDP
Trois formats de facture électronique acceptés par le PPF
Le futur portail public de facturation acceptera 3 formats de facture électronique. Les formats PDF simples seront tolérés jusqu’au 1er janvier 2028, mais ils ne seront ensuite plus acceptés. Seuls les formats structurés suivants seront autorisés.
Le format mixte Factur-X
Le format Factur-X est un format franco-allemand respectant la norme européenne EN 16931. Il se présente sous la forme d’un fichier au format PDF/A3 associé à un fichier XML.
Ce dernier fichier décrit l’ensemble des éléments de la facture dans un format de données structurées. Ce qui permet à des logiciels d’extraire directement les données de cette facture, sans avoir à recourir à des systèmes complexes d’extraction de données.
L’avantage du format Factur-X
L’avantage du format Factur-X est qu’il se présente sous la forme d’un PDF lisible par tout un chacun, contrairement aux autres formats de facture électronique qui ont été conçus pour être reconnus uniquement par des systèmes informatisés.
Comment utiliser le format de facture électronique Factur-X ?
Plusieurs conditions sont nécessaires pour utiliser le format Factur-X.
- L’accord du destinataire : comme tous les formats de facture électronique, l’utilisation de Factur-X est soumise à l’accord du destinataire de la facture. Il faut donc s’assurer qu’il soit en mesure de traiter ce type de format.
- La constitution d’une piste d’audit fiable : la mise en place de la facturation électronique au format Factur-X ne vous dispense pas de la mise en place d’une piste d’audit fiable, soit un ensemble de mesures garantissant l’intégrité de la chaîne de facturation de l’entreprise et la traçabilité de ses opérations.
- Un environnement optimal : il est nécessaire d’intégrer le format Factur-X dans un environnement technique et organisationnel capable d’en tirer le meilleur parti, avec des processus de facturation entièrement automatisés.
Le format Factur-X est le plus utilisé par les entreprises. Bon à savoir : le logiciel Zeendoc, intégré par Ingedis, interprète les données contenues dans un fichier Factur-X.
Le format structuré UBL
UBL (Universal Business Language) est une bibliothèque libre de droits de documents commerciaux électroniques au format XML.
Dérivé des normes EDI et XML, il a été développé par le comité technique OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), ainsi que par plusieurs organismes de normalisation des données dans l’industrie.
Un fichier UBL est un fichier XML. Ce dernier comprend toutes les informations figurant dans une facture PDF normale, mais dans un format structuré et fixe. Les outils qui supportent UBL peuvent importer ces documents et charger ainsi automatiquement toutes les informations de facturation, telles que le montant, la date et la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).
Le format électronique UBL permet d’échanger, entre autres, des bons de commande, des factures et des lettres de transport aérien à l’international.
Le format structuré CII
Le format CII (Cross Industry Invoice), ou facture inter industrie en français, a été conçu par le CEFACT-ONU (Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques), avec la contribution de nombreuses organisations professionnelles, telles que GS1 (Global Standards 1), Eurofer (European Steel Association), etc.
La facture inter industrie CII comporte plus de 2 000 éléments. Ce qui signifie que son usage devrait être plus limité, dans la plupart des cas.
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