Le dossier du personnel contient de nombreux documents et informations sensibles. Il est donc obligatoire de sécuriser l’accès aux dossiers du personnel afin de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). La numérisation des dossiers du personnel présente ainsi de nombreux avantages, notamment de protéger leur accès.
Que comprend le dossier du personnel ?
Le dossier du personnel est constitué d’un ensemble de données informatives, personnelles et professionnelles, au sujet d’un salarié de l’entreprise.
Le dossier du personnel peut être au format papier, par exemple dans une pochette pour chaque salarié, ou au format informatique.
Créé le plus souvent au moment du recrutement, le dossier du personnel comprend :
- L’état civil du salarié (nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance)
- Ses coordonnées (téléphone, adresse postale)
- Son numéro de Sécurité sociale
- Son extrait de casier judiciaire (dans certains cas)
- Une copie de sa carte d’identité ou passeport
- Une copie de son attestation de sécurité sociale
- Une copie de sa carte de séjour (le cas échéant)
- Sa DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche)
- Ses bulletins d’adhésion aux régimes de prévoyance et de mutuelle
- Son RIB (Relevé d’Identité bancaire) en cas de paiement par virement
- Son abonnement aux transports publics et/ou de la carte grise du véhicule personnel utilisé
- Les copies de ses diplômes, certifications et habilitations
- Son dossier de candidature (CV, lettre de motivation, tests éventuels)
- Son contrat de travail et les éventuels avenants
- La copie des visites médicales
Le dossier du personnel s’enrichit, au fil des années, de tous les documents liés à l’exécution de son contrat de travail :
- Les bulletins de salaire
- Les demandes de congés, absences exceptionnelles, RTT (Réductions du Temps de Travail) et journées de télétravail
- Les avis d’arrêt de travail
- La fiche de prévention à certains facteurs de risques professionnels
- Les documents relatifs aux formations suivies par le collaborateur
- Les comptes rendus d’entretiens annuels
- Toute la correspondance entre le collaborateur et l’entreprise
- Les éventuelles sanctions prononcées à l’encontre de l’employé
Lorsque le salarié quitte l’entreprise, l’entreprise doit conserver :
- La lettre de démission
- Tous les courriers liés à la procédure de rupture d’un contrat de travail
- Le choix du salarié concernant la portabilité de la prévoyance
- Le solde de tout compte
- Le certificat de travail
- L’attestation Pôle emploi
Quelles sont les obligations légales relatives au dossier du personnel ?
Un employeur n’a aucune obligation légale de constituer des dossiers du personnel. Le code du travail n’impose nullement la constitution d’un dossier du personnel, que ce soit en termes de contenu ou de forme (papier ou électronique). Cela dit, la convention collective peut obliger l’employeur à constituer un dossier du personnel.
Même si ce n’est pas obligatoire, il s’avère fort utile pour n’importe quelle entreprise de constituer un dossier du personnel afin de rassembler l’ensemble des informations et documents relatifs à un salarié.
Regroupant des informations personnelles, seules quelques personnes dans l’entreprise sont habilitées à consulter ce dossier :
- L’employeur
- Le service des ressources humaines
- Le salarié lui-même
Les dossiers du personnel contiennent des données à caractère personnel, donc sensibles. Il est ainsi nécessaire de préserver la sécurité et la confidentialité de ses informations dans le respect du RGPD (Règlement Général de Protection des Données).
Lorsque les dossiers du personnel sont au format physique, l’employeur doit s’assurer qu’ils sont archivés dans un lieu fermé et sécurisé, non accessible à l’ensemble des employés. Il doit pouvoir aussi donner l’accès à son propre dossier au salarié. Les risques de les conserver au format papier sont la perte, l’accès à des personnes non autorisées, l’incendie, le dégât des eaux, etc.
Numérisation des dossiers du personnel : les avantages
La dématérialisation des dossiers du personnel a de nombreux avantages, à condition, bien sûr, d’en assurer la sécurité informatique :
- Accès facilité aux dossiers du personnel
- Consultation à distance depuis n’importe quel support connecté
- Mises à jour en temps réel
- Mise en place de droits d’accès par thématique (par exemple ouverture de droit d’accès au service formation pour consultation et modification de la partie formation).
- Conformité des dossiers avec le RGPD grâce au cryptage des données et gestion des droits d’accès
- Possibilité de réaliser des analyses au niveau de l’entreprise
- Réduction de l’espace de stockage
Il est impératif également de mettre en place un archivage à valeur probante pour les dossiers du personnel. Un certain nombre de documents inclus dans le dossier du personnel doivent être conservés obligatoirement un certain nombre d’années. L’obligation légale de conservation des bulletins de salaire est, par exemple, de 5 ans. Mais il est fortement recommandé de les conserver plus longtemps.
La solution Zeendoc, installée par Ingedis, permet de dématérialiser les dossiers du personnel facilement.
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