Le format Factur x est le format de facture électronique le plus utilisé par les entreprises en France. Cela mérite quelques explications ! Qu’est-ce que Factur-x ? Est-il conforme aux nouvelles obligations de facturation électronique (e-invoicing) pour les entreprises ? Comment le mettre en place ?
Factur x : quelles obligations ?
Le format Factur-x est un format de facture électronique conforme aux nouvelles obligations de facturation électronique (e-invoicing) qui s’appliqueront progressivement à toutes les entreprises en France entre 2024 et 2026. Voir le calendrier des obligations légales.
Ce format Factur-x est déjà accepté par la plate-forme publique Chorus Pro pour le dépôt des factures destinées à l’Etat, aux collectivités territoriales et aux établissements publics.
A moyen terme, il sera aussi accepté par le futur PPF (Portail Public de Facturation) par lequel devront transiter toutes les factures dématérialisées entre entreprises, avant d’être transmises automatiquement à l’administration fiscale.
Autre obligation, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille ou leur CA (Chiffre d’Affaires), devront accepter de recevoir les factures au format Factur-x émises par leurs fournisseurs.
Petite précision, on dit bien « factur-x » (avec un tiret et sans e à factur) et non pas « facture x » ou « factur x » (sans tiret).
Factur-x : c’est quoi ?
Le format Factur-x est un format de facture mixte ou facture hybride qui associe deux éléments :
- un fichier PDF (Portable Document Format) classique ou PDF/A3, lisible par toutes les personnes (clients, fournisseurs, comptables, contrôleurs des impôts, etc.) qui peuvent l’afficher avec un simple lecteur de PDF gratuit (par exemple Acrobat Reader) ;
- un fichier XML (Extensible Markup Language), qui est un langage informatique de données structurées, lisible par les machines qui peuvent ainsi traiter automatiquement son contenu.
Ce fichier xml est visible en pièce jointe du pdf dans votre éditeur de pdf ou votre logiciel de facturation.
Les données structurées regroupent les mentions légales obligatoires des factures comme :
- le numéro de facture,
- la date de la facture,
- le nom des entreprises concernées (vendeur et acheteur),
- leur adresse,
- leur numéro de SIRET,
- leur numéro de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) intracommunautaire,
- le montant HT (Hors Taxe),
- le montant de la TVA,
- le taux de TVA,
- le montant TTC (Toutes Taxes Comprises),
- etc.
Quelles normes respecte Factur-x ?
A l’origine, le standard Factur-x a été créé par la France et l’Allemagne en 2017, mais il est aujourd’hui étendu à l’ensemble de l’UE (Union Européenne).
Factur-x respecte la norme NF EN 16931 française et européenne qui définit le modèle sémantique de données des éléments essentiels d’une facture électronique. Mise en place par le CEN (Comité Européen de Normalisation), cette norme contient plus de 160 types de données.
Bon à savoir : le format Factur-x peut contenir plusieurs profils de données, plus ou moins complexes, pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprise et de besoins.
La plate-forme Chorus Pro exige le profil de données le plus simple, c’est-à-dire le Factur-x Minimum, dont les informations peuvent être extraites facilement par ROC (Reconnaissance Optique des Caractères) ou OCR (Optical Character Recognition).
Quels sont les avantages de Factur-x ?
Les entreprises ont le choix entre plusieurs formats de factures électroniques. Il existe en effet d’autres formats structurés alternatifs à Factur-x pour les e-factures :
- EDI (Echange de Données Informatisé)
- EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration),
- XML UBL (Universal Business Langage),
- XML CII (Cross Industry Invoice).
Un des principaux avantages de Factur-x est qu’il s’agit d’un pdf lisible par tous les êtres humains, contrairement à tous les autres formats qui ont été conçus uniquement pour les échanges entre SI (Systèmes d’Information).
Ce format est universel. Toutes les sociétés peuvent envoyer, recevoir et ouvrir un fichier Factur-x, quelle que soit leur taille ou leur niveau de transformation numérique, sans avoir besoin de mettre en place un logiciel complexe.
De plus, le fichier Factur-x est conforme aux obligations de la réglementation française et européenne concernant la facturation électronique.
Autre avantage, la structuration des données facilite les échanges d’information entre les différents systèmes informatiques des parties prenantes : l’entreprise qui vend (fournisseur), l’entreprise qui achète (client), leurs cabinets comptables et l’administration fiscale.
Cela permet de gagner du temps en automatisant des tâches administratives, en limitant les erreurs de saisie, en simplifiant l’envoi et la réception des factures.
Enfin, il est simple à mettre en place, comme on va le voir.
On comprend donc pourquoi Factur-x est le format de facture le plus utilisé par les entreprises.
Comment créer une facture Factur x ?
Une facture Factur-x est plus qu’un simple pdf. Pour convertir une facture pdf en Factur-x, il y a plusieurs solutions.
Utiliser un logiciel de facturation compatible Factur-x
Progressivement, la plupart des logiciels de facturation, de gestion ou de comptabilité sont mis à jour par leur éditeur pour intégrer le standard franco-allemand, qu’il s’agisse de logiciels installés ou en ligne en mode SaaS (Software as a Service). Citons par exemple les grands éditeurs Sage, EBP, Cegid, etc., ou les logiciels de compta en ligne pour les TPE (Très Petites Entreprises) comme Evoliz, Qonto, etc.
Généralement, ces logiciels de comptabilité pour entreprises vous permettent de créer un modèle de facture avec des données structurées conformes. Ensuite, lorsque vous créez vos factures, elles seront automatiquement enregistrées au format Factur-x. C’est aussi simple que cela.
Vous pouvez alors envoyer les factures de vente à vos clients, automatiquement à partir du logiciel en ligne ou manuellement par e-mail après les avoir téléchargés. Certains logiciels de facturation disposent même d’un connecteur pour pouvoir les déposer directement dans Chorus Pro, d’un simple clic.
Vérifiez que votre logiciel de compta propose bien le format Factur-x. Sinon, changez-en !
Passer par une plateforme de dématérialisation
Autre solution, vous continuer à éditer vos factures en pdf simple, avec toutes les mentions obligatoires, sans données xml. Ensuite, vous les déposez sur une plateforme de dématérialisation qui va scanner votre document et traduire les informations en données structurées par océrisation (OCR). La plate-forme vous demande ensuite de vérifier les informations obtenues et de saisir les informations manquantes à la main.
C’est ainsi que fonctionne actuellement Chorus Pro, mais uniquement pour les factures liées aux marchés publics. Quand une entreprise dépose une facture pdf classique qui n’est pas au format Factur-x, le système OCR la « traduit » en partie en données structurées.
Cette solution n’est malheureusement pas encore opérationnelle pour les factures du secteur privé. En effet, l’Etat n’a pas encore défini la liste des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) qui seront habilitées à le faire.
Mettre en place une GED compatible Factur-x
Pour aller plus loin dans la transformation numérique de votre entreprise, nous vous recommandons de mettre en place une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) qui facilite la gestion administrative de tous vos documents commerciaux d’entreprise (factures d’achat, factures de vente, devis, contrats, bons de commande, bons de livraison, conditions générales de vente, etc.).
Par exemple, chez Ingedis, nous déployons la solution de GED Zeendoc dans les entreprises ou collectivités locales. Cette solution de dématérialisation documentaire reconnaît parfaitement le format Factur-X. Quand un utilisateur dépose un document Factur-x dans le système, le logiciel va récupérer automatiquement les données présentes dans le fichier xml lié et remplir les champs du plan de classement correspondant dans le classeur.
Les résultats sont immédiats :
- amélioration de la lisibilité de la facture,
- automatisation de l’intégration de la facture entrante,
- accélération des délais de transmission et de traitement.
Vous pouvez alors envoyer vos factures à leurs destinataires, suivre leur paiement et les archiver.
La solution Zeendoc est d’ores et déjà reconnue comme un OD (Opérateur de Dématérialisation) par l’Etat et connectée à Chorus Pro pour y déposer les factures.
En savoir plus sur la facturation électronique :