Le bulletin de salaire dématérialisé offre de nombreux avantages tant pour les salariés que pour les employeurs. Adoptée par un nombre croissant d’entreprises, la dématérialisation des bulletins de paie permet de simplifier la gestion administrative dans la DRH (Direction des Ressources Humaines).
Quel est le contexte réglementaire en France ?
La loi Travail de 2016
Depuis la loi Travail adoptée en 2016, la dématérialisation des bulletins de paie est devenue un élément phare de la modernisation du droit du travail français. Cette loi autorise les employeurs à dématérialiser les bulletins de paie de leurs salariés sans obtenir préalablement leur accord, sous réserve qu’ils respectent certaines conditions.
Les obligations des entreprises
- Pour être conformes, les entreprises doivent veiller à assurer la confidentialité et l’intégrité des données contenues dans les bulletins de salaire dématérialisés.
- La durée légale de conservation des bulletins de paie est de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
- Les employeurs sont également tenus d’informer leurs salariés sur leurs droits en matière d’accès aux bulletins de paie électroniques.
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé pour les salariés ?
Accès facile et rapide
La dématérialisation facilite grandement l’accès aux fiches de salaire pour les salariés. Grâce au coffre numérique sécurisé disponible en ligne, ils peuvent consulter leurs fiches de salaire à tout moment et n’importe où, y compris lorsqu’ils sont en vacances ou en déplacement. A condition d’avoir un accès Internet !
Consultation à tout moment
Avec un e-bulletin de paie, les salariés n’ont plus besoin d’attendre la remise du document papier. Ils peuvent consulter leur bulletin dès qu’il est disponible en ligne, facilitant ainsi leur gestion personnelle.
Réduction du risque de perte ou de vol
Les bulletins dématérialisés sont stockés en ligne. Ce qui réduit considérablement le risque de perte, de vol, de destruction (incendie, inondation, etc.), par rapport aux documents papier.
Quels sont les avantages du bulletin de salaire électronique pour les entreprises ?
Réduction des coûts de gestion et de distribution
La dématérialisation des bulletins de paie permet aux entreprises de réaliser des économies sur les coûts liés à la gestion, l’impression, l’envoi postal ou la distribution manuelle des documents papier. Pour les entreprises multisites ou les entreprises de distribution avec différentes succursales, c’est particulièrement avantageux.
Réduction des frais d’archivage
Le stockage numérique limite également les frais associés au classement et à l’archivage des bulletins de salaire.
Gains de productivité
Le processus de dématérialisation simplifie les tâches administratives liées à la paie électronique, ce qui permet aux gestionnaires de paie de gagner du temps et d’améliorer leur productivité.
Modernisation de l’entreprise
En adoptant la dématérialisation, les entreprises contribuent également à moderniser leurs processus internes et à renforcer leur image responsable auprès de leurs salariés et partenaires.
Sécurité et confidentialité des données
Les logiciels de gestion électronique de documents, comme Zeendoc, associés à un coffre-fort numérique comme celui de Primobox, offrent un haut niveau de sécurisation et de confidentialité des données. Les informations contenues dans les bulletins électroniques sont des données personnelles sensibles protégées par des protocoles de sécurité stricts, garantissant leur confidentialité.
Réduction des risques d’erreur ou de fraude
Les processus automatisés liés à la dématérialisation réduisent les risques d’erreurs humaines et de fraudes potentielles, assurant ainsi une meilleure conformité aux normes légales et réglementaires en vigueur.
Réduction de l’empreinte écologique
Le passage au format numérique contribue à réduire l’utilisation de papier et d’encre, limitant ainsi l’impact environnemental des entreprises. La dématérialisation s’inscrit donc dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale.
Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie avec Zeendoc ?
Sachez que si vous êtes une entreprise ou une collectivité et que vous utilisez déjà Zeendoc pour vos factures électroniques, vos notes de frais, votre courrier entrant, vos contrats ou tout autre document, il est très facile d’ouvrir une nouvelle armoire pour y dématérialiser les bulletins de salaire de vos salariés.
En savoir plus sur le bulletin de paie dématérialisé :