Dématérialisation des factures : où en sont les entreprises face à l’obligation ?

Dématérialisation des factures : où en sont les entreprises face à l'obligation ?
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Il reste encore beaucoup de travail à faire par les entreprises avant l’obligation de facturation électronique qui s’imposera en 2024-2026 ! Voilà ce que nous apprend le baromètre 2022 sur la dématérialisation des factures, édité par Best Practices et Generix Group. Ingedis vous livre tous les enseignements de ce baromètre.

Une méconnaissance de l’obligation de facturation électronique

Selon le 3e baromètre de Best Practices et Generix Group, 22 % des entreprises interrogées n’ont pas connaissance du décret de 2021 qui va imposer la facture électronique aux entreprises de toutes tailles à compter de 2024-2026.

Pour rappel, les grandes entreprises devront émettre des factures dématérialisées en B2B (Business to Business) à compter du 1er juillet 2024. Pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire), l’obligation est au 1er janvier 2025 et pour les TPE (Très Petites Entreprises) et PME (Petites et Moyennes Entreprises), au 1er janvier 2026.

Même quand elles ont connaissance de la réforme fiscale, environ 40 % des sociétés interrogées ne connaissent pas de manière précise le calendrier légal de facturation électronique.

Actuellement, 65 % des entreprises qui sont au courant de la réforme s’y préparent. Plus de la moitié d’entre elles prévoient un effort d’au moins 1 an pour se mettre en conformité.

Un sous-équipement en solutions de dématérialisation des factures

L’obligation d’émettre des factures électroniques existe déjà pour les fournisseurs du service public, via le portail Chorus Pro. D’ailleurs, 49 % des entreprises interrogées utilisent Chorus Pro pour dématérialiser leurs factures de marchés publics.

Malgré cela, le taux d’équipement des entreprises françaises en solutions de dématérialisation des factures à destination des autres entreprises stagne à 70 % depuis 2020.

Et lorsqu’elles sont outillées, les entreprises n’utilisent leur solution que partiellement. Seulement 42 % des entreprises dotées d’une solution de digitalisation des factures parviennent à dématérialiser plus de la moitié du volume de leurs factures entrantes et sortantes.

Les avantages et inconvénients perçus de la réforme fiscale

Malgré les bénéfices perçus de la facturation électronique, les entreprises restent en retrait des projets de dématérialisation des factures. Seule la contrainte réglementaire les fera passer véritablement à la e-facture.

Elles sont pourtant largement favorables au pré-remplissage de la déclaration de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) (pour 60 % d’entre elles), voire au prélèvement à la source (39 %).

Les avantages perçus de la facturation électronique

  • Réduction des coûts de traitement des factures (pour 51 % des entreprises interrogées)
  • Facilitation de la mise en œuvre et maintenance de la piste d’audit (47 %)
  • Participation à la lutte contre la fraude fiscale (43 %)
  • Réduction et automatisation des erreurs, doublons et fraudes (38 %)
  • Amélioration de la qualité des données échangées (37 %)
  • Echanges de factures facilités entre clients et fournisseurs (36 %)
  • Automatisation de la réconciliation des factures avec les commandes et réception (28 %)

Autre avantage, non cité dans le baromètre : les économies. La DGFP (Direction Générale des Finances Publiques) indique ainsi que « la dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50 à 75 % par rapport à un traitement papier », dans son rapport La TVA à l’ère du digital en France.

Les inconvénients perçus de la dématérialisation des factures

  • Mise en conformité longue et complexe
  • Coût de mise en place trop lourd 
  • Remise en cause des investissements existants pour la facture électronique
  • Calendrier de mise en œuvre trop court
  • Difficultés à rassembler toutes les données à transmettre à l’administration

L’EDI le plus utilisé pour dématérialiser ses factures, devant la signature électronique

Il existe trois manières de dématérialiser ses factures de manière sécure et fiable conformément à l’administration fiscale :

  • Dématérialisation des factures par EDI (Echange de Données Informatisées), utilisée par 48 % des entreprises sondées. Cette solution est en baisse.
  • Facturation avec signature électronique (au format PDF/A par exemple), choisies par 46 % des entreprises interrogées. Cette solution est en baisse également. 
  • Piste d’audit (contrôle interne documenté sur la gestion des factures), adoptée par 23 % des sociétés consultées. Cette solution est en hausse.

Pour rappel, les factures au format papier et PDF simple ne seront plus acceptées comme des factures, à compter de 2024-2026 selon la taille des entreprises.

La facture sortante reste la première pratique de facturation électronique

La facture de vente ou facture client est la plus dématérialisée (58 % des entreprises interrogées), devant les factures fournisseurs (51 %) et les factures pour la sphère publique (47 %).

Pour un quart des entreprises sondées, moins de 10 % du volume total des factures sortantes est dématérialisé au sens fiscal. La part de factures dématérialisées reste donc très faible. Cela signifie que même lorsqu’elles ont dématérialisé le process de facturation, les entreprises ne l’utilisent guère. Seule la contrainte règlementaire les fera passer véritablement à la facturation électronique complète.

Il reste donc un travail de fond à effectuer pour tous les prestataires de facturation électronique. Une véritable révolution interne dans les départements comptables des entreprises sera nécessaire.

Le PPF (Portail Public de Facturation) plébiscité par les entreprises

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises auront le choix entre :

  • le PPF (Portail Public de Facturation), la plate-forme gratuite mise à disposition par qui sera hébergé sur Chorus Pro,
  • ou une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) immatriculée et payante offrant des services à valeur ajoutée.

44 % des sociétés sondées envisagent d’opter pour le PPF (Portail Public de Facturation) qui sera gratuit et 26 % pour une combinaison de plusieurs prestataires immatriculés, selon les cas.

Vous souhaitez mettre en place un projet de dématérialisation de vos factures ?

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