Sélectionner une page

Mise en place de GED (Gestion Electronique de Documents) : la méthodologie

Méthodologie de mise en place de la GED
5/5 - (1 vote)

La mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) ne s’improvise pas ! Il est nécessaire de respecter une méthodologie afin de ne pas faire échouer le projet. Voici les 6 étapes de mise en place d’un projet de dématérialisation documentaire dans une entreprise.

1. Recueillir les besoins documentaires

Avant toute mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, il est important de nommer un référent ou chef de projet GED. Ce dernier va commencer par faire le tour des différents utilisateurs dans l’entreprise afin de recueillir leurs besoins en termes de :

  • Quantité et nature des documents à gérer par le futur logiciel de GED (factures, notes de frais, bulletins de paie, documents métiers, courriers, contrats clients, contrats de travail, etc.)
  • Stockage de documents (numérisation de doccuments, documents natifs numériques)
  • Classement et indexation des fichiers numériques (recherche documentaire, automatisation des processus, workflow)
  • Gestion des documents (gestion des droits d’accès et de modification, suivi, échanges entre utilisateurs)
  • Signature électronique
  • Archivage électronique

Afin de vous aider à bien identifier vos besoins, vous pouvez faire appel à une entreprise de conseil et d’AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage), qui va vous aider dans cette étape.

Surtout ne négligez pas cette étape ! Elle est essentielle pour obtenir une GED bien structurée. Les risques d’une GED mal structurée sont énormes : des documents difficiles à retrouver, des doublons, des difficultés à retrouver la dernière version à jour, les pertes de temps, la frustration des collaborateurs, les risques de non-conformité, etc.

2. Rédiger un cahier des charges du projet de GED

Le chef de projet GED (Gestion Electronique des Documents) rédige alors un cahier des charges techniques qui devra contenir :

Le plan de classement consiste à ordonnancer des documents dans des catégories, selon une organisation logique, des méthodes et des règles de nommage.

Télécharger un guide de bonnes pratiques (PDF, 6 pages, 120 Ko).

Ce cahier des charges va aiguiller votre choix de prestataire GED.

3. Définir les critères de choix du logiciel de GED

Une fois vos besoins bien identifiés, vous allez réaliser une liste précise de vos critères pour choisir le logiciel de GED :

  • Type de documents gérés
  • Formats gérés
  • Volume de stockage
  • Connecteurs disponibles
  • Ergonomie, intuitivité
  • Simplicité d’utilisation
  • Possibilités d’évolution
  • Prix
  • Clauses de réversibilité (possibilités et modalités de récupération des documents, en cas de changement de prestataire)
  • Etc.

4. Identifier et tester plusieurs solutions de GED

Il existe plusieurs dizaines d’éditeurs de logiciels de GED en France. Certains logiciels sont adaptés aux grandes entreprises, d’autres aux PME (Petites et Moyennes Entreprises), d’autres à certains métiers qui utilisent un type de document bien particulier.

C’est pourquoi vous allez devoir sélectionner une pré-liste de logiciels qui correspondent plus ou moins à vos besoins pour pouvoir ensuite les tester.

L’idéal est de tester plusieurs solutions en les mettant en place sur une activité ou une entité de l’entreprise et pour certains types de documents. Si nécessaire, des ajustements pourront être effectués.

5. Déployer la solution de GED dans toute l’entreprise

Suite à la validation du test, la solution de GEIDE (Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise) pourra être déployée à l’ensemble de l’entreprise.

Il est conseillé de créer un comité d’observation, chapeauté par le référent GED, qui sera chargé de :

  • Evaluer la satisfaction des collaborateurs
  • Assurer le bon déroulement du projet
  • Former les salariés à la solution
  • Effectuer une veille réglementaire et technologique
  • Assurer la maintenance du produit

Comptez en moyenne 5 mois pour effectuer une installation et un paramétrage optimal.

6. Sensibiliser et former les collaborateurs pendant et après la mise en place de GED

La mise en place d’une GED entraîne des changements majeurs dans l’organisation du travail. La résistance au changement est souvent très forte parmi les collaborateurs.

Il est donc important de préparer la conduite du changement :

  • Bien expliquer les objectifs du projet en amont en valorisant les gains de la dématérialisation pour les collaborateurs (gain de temps, moins d’erreurs, etc.)
  • Permettre à chacun de s’exprimer, recueillir les besoins
  • Communiquer régulièrement sur l’état d’avancement de la mise en place
  • Former les utilisateurs au nouveau logiciel
  • Mettre en place une hotline ou assistance technique

Une mauvaise conduite du changement peut mener à l’échec d’un projet de dématérialisation.

Attention, la formation des salariés ne suffira pas. Il faudra les accompagner pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, afin qu’ils s’approprient l’outil et les nouvelles méthodes de travail.

La conduite du changement permet à une organisation de faire adhérer les équipes au projet de transformation numérique de l’entreprise et de diminuer la période de moindre productivité pendant la phase transitoire.

Si le projet a été bien mené et que l’utilisateur s’aperçoit que les process sont beaucoup plus simples, il ne sera que plus enthousiaste à l’utiliser.

Si, vous aussi, vous souhaitez mettre en place une GED, faites-vous accompagner par nos experts !

Pour aller plus loin :

Partagez sur les réseaux sociaux